Detta avsnitt förklarar hur ägare eller administratörer på en samarbetsyta kan förbättra organiseringen av dokument i ett dokumentbibliotek genom att lägga till kolumner. Kolumner och egenskaper i SOFIA (SharePoint) är samma sak som metadata, som ibland kallas "information om information". Exempel på metadata om ett dokument är exempelvis vem som skapade den, när den skapades och filens namn. Man kan även skapa egen metadata, så kallade lokala egenskaper. Kombinationen med metadata och visningsvyer i SharePoint underlättar att söka, sortera och filtrera dokument.
Filmer strukturera dokument i SOFIA-fortsättningsutbildning, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät.
Länk till presentation om hur en mappstruktur på G: kan översättas till metadata
Fördelar med metadata jämfört med mappar
Det ger ett flexiblare sätt att organisera dokument med metadata än jämfört med mappar. SOFIA-förvaltningen rekommenderar organisering med hjälp av metadata hellre än mappar av flera olika anledningar.
• Flexibel sortering och filtrering av dokument - jämfört med en mappstruktur som är fast.
• Underlättar sortering för olika behov hos deltagarna i en samarbetsyta.
• Enklare att anpassa över tid – behoven förändras, och metadata kan enkelt uppdateras utan att flytta filer.
• Kortare webbadresser - djupa mappstrukturer kan skapa långa länkar som orsakar problem.
• Mindre risk för dubbletter – metadata minskar risken att samma dokument sparas i flera mappar.
Förklaring av lokala egenskaper i dokumentbibliotek
Att lägga till egen metadata i dokumentbibliotek kallas för lokala egenskaper i SOFIA. Det innebär att man skapar egen metadata att lägga på dokumenten. Metadata används för att kategorisera och organisera dokument i en samarbetsyta.
Exempel på lokala egenskaper som man kan lägga till är en Kategori-kolumn som beskriver om dokumentet är t.ex. en APT-presentation, mötesanteckning eller utbildningsmaterial. Med hjälp av en visningsvy kan man då enkelt filtrera ut de dokument som t.ex. är APT-presentationer.
Rekommendationer:
1. Använd metadata för att kategorisera dokument.
2. Skapa visningsvyer som sorterar och kategoriserar dokument efter metadata.
3. Undvik tvingande fält för att undvika problem vid sparande/flytt av dokument.
4. Tänk på att ju fler metadatafält som läggs till, desto fler fält visas för deltagarna när de fyller i dokumentegenskaper.