2.9.1 Lägg till kolumn

Lägg till en ny kolumn för att kunna sätta samarbetsytespecifik metadata på dokument 

Läs gärna igenom avsnitt 2.9 för mer information om metadata och avsnitt 2.10 för hur det går att göra visningsvyer utifrån metadata. 

För att lägga till en kolumn som lagrar lokala egenskaper i en samarbetsyta:

1. Gå till dokumentbiblioteket i aktuell samarbetsyta.
2. Längst till höger i biblioteket klicka på Lägg till kolumn.
3.  Välj vilken typ av kolumn som ska läggas till

   

4. Om den kolumntyp du vill använda inte visas i listan, klicka på Mer…. Då visas inställningar för att Skapa kolumn. Se film i fortsättningsutbildning för hur du fyller i inställningarna, nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät.
   
   
5. I exemplet nedan har kolumntypen Val valts vilket innebär att ett drop-downfält (rullgardinsmeny) läggs till som en lokal egenskap på alla dokument i biblioteket. Fyll i ett namn på kolumnen och lägg till olika val på varsin rad.
   
   I detta exempel används Kategori som kolumnnamn. Men många nya samarbetsytor får med denna kolumn som en hjälp att organisera dokument. Se avsnitt Redigera en befintlig kolumn (Lokal egenskap) för instruktioner hur man förändrar en kolumn för att lägga till egna val.

Exempel på vanliga kolumntyper och hur man kan använda dem

Enradig text - Skapar ett enradig fritextfält.
Exempel på användning: Kort enradig beskrivningstext, GUID, ID. 

Val (alternativmeny) - Skapar en meny med alternativ att välja från. Man kan välja nedrullningsbar meny, alternativknappar eller kryssrutor. Vid val av kryssrutor kan flera val väljas men kolumnen går då inte att sortera eller gruppera efter. Fältet Standardvärde bör alltid lämnas tomt om man inte har ett speciellt användningsfall för ett initalt standardvärde. 
Exempel på användning: Kategori, Innehåll, Status, Projektstatus 

Datum och tid - Skapar en datumväljare. Man kan välja att inte ha med tidpunkt. Denna kolumntyp är användbar om man vill sortera eller filtrera på ett datum t.ex. mötesanteckningar.
Exempel på användning: Start/Slut datum för någon händelse. 

Flera rader med text/Flerradig text - Skapar ett flerradig fritextfält.
Exempel på användning: Kommentarsfält, beskrivningstext. 

Person - Skapar en personväljare som är baserad på alla aktiva användare i VGR.
Exempel på användning: Kontaktperson, Projektledare. 

Hyperlänk - Skapar ett fält där man kan lägga in webbtitel och webbadress som sedan blir klickbar.
Exempel på användning: Länk till extramaterial, Intranätet. 

Olika inställningar behöver göras beroende på vilken kolumntyp som väljs. Några inställningar som återkommer i flera kolumntyper är: 

Kräv att den här kolumnen innehåller information - Innebär ett obligatoriskt fält. Undvik gärna denna utom vid särskilda fall. Det kan leda till att dokument blir utcheckade när många dokument laddas upp eftersom det saknas obligatorisk metadata. 

Använd unika värden - Innebär att ett värde enbart kan användas en gång. Kan leda till problem om man använder denna inställning fel. Undvik att använda denna. 

Standardvärde - Ett standardvärde är det värde som automatiskt fylls i när man laddar upp/skapar dokumentet. Dvs användaren behöver inte göra ett aktivt val att välja något annat. Det leder ofta till att många dokument får felaktig metadata så det brukar vara rekommenderat att hålla detta fält tomt. 

Redigera egenskap på dokument

Vid redigering av egenskaper på ett dokument kommer nu den nya kolumnen/egenskapen att kunna fyllas i. Se mer om redigering av dokumentegenskaper i avsnittet Redigera dokumentegenskaper.  

Alternativ 1 Redigera egenskaper via högerklick på dokumentet/Redigera egenskaper. Kolumner som inte är SOFIA-standard hittas under Lokala egenskaper. 

Alternativ 2 Redigera egenskaper via högerklick på dokumentet och välj Information. Det dyker upp en högerpanel för att fylla i egenskaper.