7.4.6 Ta bort styrande dokument
Styrande dokument kan behöva tas bort av olika skäl. Det kan t ex vara ett utkast som inte blev aktuellt att godkänna, eller ett godkänt och upprättat styrdokument som ska avpubliceras eftersom det har upphört att gälla. Nedan beskrivs hur de båda alternativen går till.
Ta bort dokument som är arbetsmaterial
Du kan ta bort ett dokument som har statusen Redigeras och om Dokumentstatus är Arbetsmaterial (om dokumentet aldrig upprättats) genom att högerklicka på dokumentet och välja Ta bort dokument i menyn.
Klicka på Bekräfta.
Dokumentet hamnar i papperskorgen på samarbetsytan och kan återställas enligt instruktion i SOFIA-manualen.
Ta bort dokument med pågående flöde
Om du försöker ta bort ett dokument med ett pågående flöde, det vill säga ett dokument som är under någon form av granskning eller godkännande, kommer du att få ett meddelande om att dokumentet inte kan tas bort eftersom det ingår i ett pågående flöde.
Stäng dialogrutan och avbryt flödet eller invänta att det blir klart, följ sedan instruktion för att ta bort dokument. Läs mer under Avbryt pågående flöde Hantera styrande dokument - SOFIA.
Se film Ta bort dokument (endast intern åtkomst)
Ta bort dokument genom avpublicering
När du ska avpublicera ett styrande dokument, ska du skicka dokumentet till person som godkänner avpubliceringen. När ett dokument avpubliceras skickas en signal till mellanarkivet att dokumentet inte längre ska vara tillgängligt via sökning. När avpubliceringen är klar i mellanarkivet flyttas dokumentet från samarbetsytan till samarbetsytans papperskorg. Dokumentet går att återställa enligt instruktion i SOFIA-manualen 3.10 Ta bort och återställa dokument.
Om du försöker ta bort ett dokument som är upprättat utan att skicka det för avpublicering kommer du att få ett meddelande om att det är fel sätt att ta bort dokumentet och att du ska skicka dokumentet för avpublicering. Tar du bort dokumentet från SOFIA STYR ytan så är det fortfarande tillgängligt på webben.
När du avpublicerar ett dokument på en samarbetsyta för styrande dokument kommer dokumentet efter avpubliceringen att tas bort från samarbetsytans dokumentbibliotek. Efter avpublicering finns dokumentet kvar i mellanarkivet och det hanteras enligt myndighetens informationshanteringsplan.
Se filmen Skicka för avpublicering för mer information om hur du tar bort dokument som är upprättat och publicerat i mellanarkivet.
Skicka för avpublicering via Hantera styrande dokument
- Välj Avpublicera via Hantera styrande dokument.
- Klicka på Nästa.
- Ange namn eller vgrid på den person som ska tilldelas uppgiften att genomföra godkännandet av avpubliceringen.
- Skriv en kommentar till personen som ska godkänna avpubliceringen i rutan Kommentar till godkännare.
- Vald person har som standard 14 dagar på sig att genomföra uppgiften. Du kan välja att justera förfallodatum för uppgiften om du vill.
- Klicka på Nästa och sedan på Stäng.
- Status för styrande dokument ändras till Under godkännande och Dokumentstatus ändras till Arbetsmaterial.
- Enbart den person som fått i uppgift att godkänna dokumentet kan genomföra uppgiften.
Ta bort dokument vars tillgänglighetstid passerat
Om en handling blir ”passivt” avpublicerad, dvs. när tillgänglighetstiden passerat, då kan man använda funktionen ”Ta bort dokument” för att radera dokumentet från samarbetsytan. Dokumentet flyttas därefter till papperskorgen.
Arbetsmaterial, dvs. styrdokument som inte upprättats kan också tas bort med den anpassade funktionen ”Ta bort dokument”.