7.3 Processroller
Processrollerna bygger på dokumentets processflöde – från att det skapas via granskning till godkännande. Du kan ha flera olika roller beroende på när i processen du ska arbeta med dokumentet.
OBS: person som ingår i en process måste ha en organisation/enhet kopplat till sin användare i KIV.
Saknas detta ges ett felmeddelande och processen avbryts.
Dokumentadministratör
En person som är dokumentadministratör skapar och redigerar dokument i STYR och kan driva flödet med granskning och godkännande eller snabbupprätta dokument på uppdrag av en innehållsansvarig person.
Innehållsansvarig
En person som är innehållsansvarig skapar och redigerar dokument i STYR. Den som är innehållsansvarig för ett styrande dokument är ofta den som är sakkunnig i ämnet. Det är också den innehållsansvariga som är ansvarig för att driva flödet med granskning och godkännande, det vill säga se till så att dokumentet blir upprättat.
Namnet på innehållsansvarig stämplas automatiskt i dokumentets sidhuvud på förstasidan och på den sista informationssidan, och går att hitta under dokumentets egenskaper vid utsökning på webben. Bara en person kan vara innehållsansvarig.
Innehållsansvarig – Roll är ett fritextfält som anger den roll som innehållsansvarig har i relation till det styrande dokumentet. Det kan till exempel vara en sjuksköterska (yrkestitel) som har rollen ordförande i patientsäkerhetsteamet. Då är det rollen som ordförande som ska framgå i fältet ”Innehållsansvarig – Roll”
Innehållsgranskare
En person som granskar innehållet i ett styrande dokument, bland annat för att säkerställa att innehållet är korrekt och håller god kvalitet samt att det är skrivet med ett enkelt och begripligt språk. Innehållsgranskaren kan även vara en medförfattare till dokumentet, och namnet på innehållsgranskaren stämplas i dokumentets sidhuvud och på den sista informationssidan och framgår under dokumentets egenskaper vid utsökning på webben. Det kan finnas flera innehållsgranskare.
Metadatagranskare
En person som granskar metadata för ett styrande dokument för att säkerställa att dokumentet har rätt metadata för att det ska vara enkelt att hitta på webben, både via fritextsökning och iFeed-listor. Metadatagranskare kan vara flera personer och denna information stämplas inte i dokumentet.
Godkännare
En person som godkänner och därmed upprättar styrande dokument till mellanarkivet. Dokumentet blir i och med godkännandet sökbart och kan publiceras på webben. Godkännaren ska vara någon som har behörighet att godkänna dokumentet, vanligtvis en chef eller en funktionsansvarig inom det aktuella området.
Godkännaren kan också godkänna avpublicering av styrande dokument.
Felmeddelande vid validering av användare:
Validering sker i processens olika steg. Saknar person organisation/enhet i KIV får man ett felmeddelande.
För åtgärd kontaktar man KIV-ansvarig.