2.10.1 Skapa och ändra visningsvyer
Avsnittet går igenom hur rollerna administratör eller ägare på en samarbetsyta kan skapa ny visningsvy eller ändra befintlig för att deltagarna på ytan ska få en genväg till vanligt förekommande sorteringar och/eller filtreringar av dokument i dokumentbiblioteket. Avsnittet gäller offentliga visningsvyer som alla deltagare på en samarbetsyta kan välja.
Instruktionen visar hur rollerna administratör eller ägare kan göra en offentlig visningsvy för alla deltagarna på samarbetsytan. Dock kan deltagare med rollen medlem göra en så kallad privat visningsvy med stegen nedan. Skillnaden blir att visningsvyn som rollen medlem görs bara är privat och visas bara för deltagaren som gjort den. Även rollerna administratör och ägare kan göra en privat visningsvy men måste då välja att göra den privat.
Skapa visningsvy
- Gå till dokumentbiblioteket på aktuell samarbetsyta.
- Klicka på menyn för visningsvyer och välj Spara vy som.
- Ge vyn ett beskrivande namn så deltagarna förstår vad den visar. Välj Spara för att bekräfta. I dialogrutan går det även att bocka ur Gör den här till en offentlig vy. Då blir visningsvyn personlig för den som skapar den och kan inte ses av andra deltagare på samarbetsytan.
- Klicka igen på menyn för visningsvyer och välj Redigera aktuell vy och gör de inställningar du vill för vyn. Bekräfta ändringarna genom att klicka OK.
Förklaring av vanliga vyinställningar
Kolumner Klicka i / ur kryssrutan för de kolumner som ska synas i vyn. Du kan även välja i vilken ordning kolumnerna ska visas i vyn.
Sortera Välj vilken sorteringsordning som ska användas.
Om man t.ex. vill att senast ändrade dokument ska sorteras högst upp i vyn då väljer man Sortera först efter kolumnen: Ändrat och Visa i fallande ordning.
Vill man istället att vyn ska sorteras efter bokstavsordning i filnamnet välj Sortera först efter kolumnen: Namn och Visa objekt i stigande ordning.
Filtrera Välj om vyn ska ha en filtrering. Dvs att man lyfter fram vissa dokument som har en viss typ av egenskap. Exempelvis om du vill skapa en vy som enbart visar dokument som har egenskapen Kategori = APT. Då väljer du att ändra inställningen till Visa endast objekt när följande stämmer: Visa objekten när kolumnen: Kategori är lika med APT
Gruppera Välj om vyn ska grupperas på vissa typer av egenskaper. OBS, det går bara att gruppera på kolumner med ett värde per dokument. En flervalskolumn kan man dvs inte gruppera på.
Det betyder att om man t.ex. har Kategori som en kolumn/egenskap (med alternativen APT, Budget och Presentationsmaterial) så kan man gruppera på Kategori - då kommer dokumenten automatiskt gruppera sig enligt egenskaperna. Så dokument som har egenskapen Kategori = APT kommer att grupperas tillsammans, och dokument med egenskapen Kategori = Budget för sig osv. Inställning blir då Gruppera först efter kolumnen: Kategori
Man kan gruppera högst två gånger i samma vy.
Man kan välja om grupperingarna ska visas Dolda eller Expanderade. Om det är många dokument rekommenderas Dolda.
Exempel nedan på 4 dokument med grupperad vy på Kategori.
Dokument som har egenskapen Kategori = APT är grupperade för sig, medan dokument med egenskapen Kategori = Budget är grupperade för sig.
Ändra en befintlig vy
Visningsvyn Alla dokument ska inte ändras då det är bra om det finns en vy som garanterat visar alla handlingar på samarbetsytan. Vyn Upprättade handlingar bör endast redigeras restriktivt.
- Gå till biblioteket
- Klicka på namnet på aktuell vy uppe till höger i biblioteket
- Välj den vy som ska redigeras
- Välj Redigera aktuell vy
- Gör förändringarna i vyn
- Klicka på OK