3.4.1 Skapa nytt dokument från mall

Observera att möjligheten att skapa dokument från mall har följande krav:

• Användaren måste ha ett vgr-id för att kunna skapa dokument från mall.
• Användaren måste ha minst Användartjänst Grund. 
• Användaren måste ha rollen Medlem eller Administratör

Intern länk till film med instruktioner hur man skapar nytt dokument från mall direkt från samarbetsytan.

1. ​​​I aktuell samarbetsyta, gå till samarbetsytans dokumentbibliotek
2. Välj Nytt från mall

   

3. Välj i listan med mallar eller sök.
   1. För att söka skriv in en sökterm i rutan och klicka Enter. 
   2. Håll muspekaren över mallens namn för förhandsvisning av mallen.
   3. För ytterligare begränsning av sökresultat går det att välja Regional eller Myndighetsspecifik mall. De regionala mallarna är samma för alla i Västra Götalandsregionen medan de myndighetsspeficika är för just din förvaltning.
   4. Det går även att filtrera på Filtyp. Observera att namngivningen på valbara dokumentmallar endast är ett exempel och kan se olika ut i olika samarbetsytor.
   5. Klicka på mallen som ska användas.
4. Dialogrutan Välj dokumentmall öppnas. Fyll i tydlig och informativ Namn och Rubrik. Fyll i de fält som är aktuella för ditt dokument. Om samarbetsytan har tillagda fält för ytterligare metadata går dessa att fylla i dialogrutan. Välj Spara när aktuella fält fyllts i.
5. Dokumentmallen öppnas nu i ett visningsläge.
6. Om ingen redigering av dokumentet ska ske går det att stänga dokumentet genom att klicka på länken Delade dokument bredvid namnet på samarbetsytan uppe till vänster.
   1. För samarbetsytor av säkerhetnivå Öppen eller Standard stäng fliken i webbläsaren. 
7. Om du däremot vill redigera dokumentet klicka på Redigera dokument. Välj Redigera i Word/Excel/PowerPoint eller Redigera i webbläsare. För att redigera i Word/Excel/PowerPoint krävs Användartjänst Avancerad.

Spara dokument efter redigering

Tillvägagångssättet för att stänga ett redigerat dokument och komma tillbaka till samarbetsytan skiljer sig åt beroende på om dokumentet redigerats i webbläsaren eller i Word/Excel/PowerPoint. Se nedan rubriker för aktuellt val.

Redigera i webbläsare

Redigeringar i dokumentet sparas automatiskt.

För att komma tillbaka till dokumentbibliotekt väljer du att klicka på länken Delade dokument i menyn högst upp i webbläsaren för att komma tillbaka till dokumentbiblioteket. 

För samarbetsytor av säkerhetnivå Öppen eller Standard stäng fliken i webbläsaren. 

Redigera i Word/Excel/PowerPoint

Samarbetsytor med säkerhetsnivå Sluten
Redigeringar behöver sparas manuellt genom att klicka på Spara, alternativt när dokumentet redigerats klart väljer att stänga fönstret via X-symbolen överst till höger. Bekräfta att du vill spara genom att klicka på Spara i dialogrutan som visas. Dokumentet sparas till samarbetsytan.

Verifiera att filen sparats korrekt genom att gå tillbaka till dokumentbiblioteket och kontrollera att den nya filen visas.

Samarbetsytor med säkerhetsnivå Öppen eller Standard

Redigeringar i dokumentet sparas automatiskt. För att komma tillbaka till dokumentbibliotekt stäng fönstret via X-symbolen överst till höger.