Medarbetarundersökning

Medarbetarundersökningen ger underlag för att utveckla arbetsmiljön

Inom Västra Götalandsregionen genomförs medarbetarundersökningen vartannat år. Syftet är att ge chefer, medarbetare och skyddsombud ett gemensamt underlag för att förstå, prioritera och utveckla arbetsmiljön.

Undersökningen omfattar framför allt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Frågorna rör bland annat arbetsbelastning, återhämtning, stöd, delaktighet, kommunikation, ledarskap, kränkande särbehandling och likabehandling. Flera frågor berör också sådana friskfaktorer som bidrar till hälsa, engagemang och ett hållbart arbetsliv.

För mer information om de olika frågeområdena finns länkar till fördjupande material längre ner på sidan.

Arbetsmiljö och patientsäkerhet påverkar varandra i vården

För vårdrelaterade verksamheter innehåller undersökningen även frågor om patientsäkerhet, genom de så kallade HSE-frågorna (Hållbart säkerhetsengagemang).

Arbetsmiljö och patientsäkerhet är nära sammankopplade. Förutsättningar som exempelvis arbetsbelastning, samarbete, kommunikation och lärande har betydelse både för medarbetarnas arbetsmiljö och för möjligheterna att bedriva en säker vård.

Medarbetarundersökningen är en del av SAM

Resultatet från medarbetarundersökningen ska användas som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet (SAM).

Undersökningen ger en nulägesbild av arbetsmiljön och kan hjälpa verksamheten att:

• uppmärksamma risker och utvecklingsområden
• identifiera och bevara styrkor i arbetsmiljön
• prioritera vilka frågor som behöver åtgärdas
• följa upp effekterna av genomförda insatser. 

Resultatet är ett underlag för dialog och analys, för prioritering av utvecklingsområden samt för lämpliga insatser för en god arbetsmiljö. 

För att förstå vad som ligger bakom resultaten behöver de sättas i relation till verksamhetens förutsättningar och kompletteras med andra underlag, exempelvis avvikelser, mötesanteckningar och lokala erfarenheter.

Arbetet bidrar till att uppfylla arbetsmiljölagstiftningens krav

Genom att arbeta systematiskt med resultatet från medarbetarundersökningen får verksamheten stöd i att uppfylla viktiga krav i arbetsmiljölagstiftningen.

Resultatet kan användas för att uppfylla arbetsgivarens krav på att identifiera och bedöma arbetsmiljörisker, planera åtgärder samt följa upp arbetsmiljöarbetet. Det ger också underlag för lagkravet om formulering av mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Arbetet ska ske i samverkan

Ett bra arbetsmiljöarbete bygger på samverkan mellan chef, medarbetare och skyddsombud.

Medarbetarna bidrar med kunskap om hur arbetet fungerar i praktiken och vilka förutsättningar som påverkar arbetsmiljön i vardagen. Skyddsombuden tillför arbetsmiljökompetens och företräder medarbetarnas perspektiv. Hälsoinspiratören kan hjälpa till att lyfta fram de friskfaktorer och det det hälsofrämjande perspektivet på arbetsmiljön som annars lätt går förlorade. Chefen ansvarar för att arbetet drivs framåt, att prioriteringar görs och att åtgärder följs upp.

När olika perspektiv tas tillvara ökar förutsättningarna att identifiera relevanta utvecklingsområden och genomföra åtgärder som gör faktisk skillnad.

För att kunna arbeta systematiskt med arbetsmiljön krävs först och främst ett underlag som tillräckligt väl beskriver det faktiska arbetsmiljöläget.  För medarbetarundersökningen innebär det att få en hög svarsfrekvens men också att olika yrkesgrupper, funktioner och arbetsplatser finns representerade bland de som svarar.

Att fylla i en medarbetarenkät konkurrerar ofta med andra arbetsuppgifter. Därför är det viktigt att skapa goda förutsättningar för deltagande och att tydligt kommunicera varför undersökningen genomförs.

Skapa förståelse för undersökningen

• Säkerställ att alla förstår varför det är viktigt att så många som möjligt fyller i enkäten, hur ni kommer att arbeta vidare utifrån resultatet och vilken betydelse det kommer att ha för den gemensamma arbetsmiljön. 
• Om det finns en tidigare medarbetarundersökning, presentera de mål ni då satte upp och förklara att de målen ska följas upp med hjälp av undersökningen.
• Visa gärna på tidigare positiva förändringar till följd av arbetet med medarbetarenkäten. 
• Säkerställ att var och en vet vad som ska göras, d.v.s. att de före ett givet datum ska fylla i medarbetarenkäten på egen hand, utifrån sin egen upplevelse av arbetsmiljön.

Säkerställ praktiska förutsättningar

• Se till att var och en vet hur de går till väga för att fylla i enkäten. 
• Se till att alla förstår enkätfrågorna tillräckligt väl för att kunna besvara dem.
• Säkerställ att var och en har tid och möjlighet att fylla i enkäten samt att den tiden faktiskt används – exempelvis kan en del av ett APT avsättas särskilt för detta.

Håll deltagandet levande

• Följ upp löpande via veckomöte eller e-post hur ni ligger till i svarsfrekvens och uppmärksamma de framsteg som görs. 
• Fira gärna när ni når uppsatta mål för deltagande.
• Fokusera på positiv feedback till dem som fyllt i enkäten. 
• Om ni ser att få svar kommer in, fråga hur ni kan undanröja eventuella hinder – erbjud tid, stöd och förklaringar. 

Ju bättre underlag ni har från undersökningen, desto bättre förutsättningar får ni för analysen av resultatet.

Resultatet från medarbetarundersökningen visar hur arbetsmiljön upplevs. För att kunna välja relevanta åtgärder behöver ni förstå vad som ligger bakom resultaten. Ju bättre ni förstår de bakomliggande orsakerna, desto större är sannolikheten att valda åtgärder leder till önskad effekt.

Figuren nedan illustrerar de centrala frågor som analysarbetet syftar till att besvara.

Förstå resultaten

Förenklat kan undersökningens resultat delas in i två kategorier: (1) Förhållanden i arbetsmiljön samt (2) Hur medarbetare påverkas av dessa förhållanden.

Exempel på resultat som beskriver förhållanden i arbetsmiljön:

• Upplevda krav
• Upplevd måltydlighet
• stöd från chef och kollegor
• tydlighet i roller och ansvar
• bedömning av kommunikation
• möjligheter till återhämtning

Exempel på resultat som beskriver hur medarbetare påverkas: 

• stress
• motivation
• välbefinnande
• upplevd kvalitet i arbetet
• kränkande särbehandling

Fokusera på bakomliggande risk- och friskfaktorer

För att hitta relevanta åtgärder behöver ni identifiera de arbetsmiljöförhållanden som bäst förklarar hur medarbetare påverkas. Exempelvis kan bristande möjligheter till återhämtning vara en riskfaktor som förklarar medarbetares upplevelse av stress. På samma vis kan upplevt gott stöd från chef och kollegor vara en friskfaktor som bidrar till hög motivation. 

Genom att ur medarbetarundersökningens resultat lyfta fram de risk- och friskfaktorer som främst kan förklara medarbetares upplevelser får ni en tydlig och hjälpsam utgångspunkt för de gruppdiskussioner som sedan ska leda fram till en tydlig och gemensam bild av konkreta områden i verksamheten att utveckla och värna. 

Använd resultatet som underlag för dialog

Medarbetarundersökningen ger viktig information, men den kan inte ensam förklara arbetsmiljön.

Resultatet behöver därför kompletteras med dialog och gemensam reflektion.

Medarbetare, skyddsombud, hälsoinspiratör och chef har ofta olika perspektiv på verksamheten. Genom samtal kring resultaten får ni en bättre förståelse för de omständigheter som påverkar arbetsmiljön i just er verksamhet. 

Det är samtidigt viktigt att vara uppmärksam på att förutsättningarna kan skilja sig mellan olika yrkesgrupper, funktioner eller arbetsplatser inom verksamheten. Säkerställ därför att flera perspektiv kommer till tals i analysen och att slutsatserna inte enbart bygger på erfarenheter från en begränsad del av gruppen.

Det är också viktigt att väga in annan relevant information, exempelvis:

• avvikelserapporter
• personalomsättning
• sjukfrånvaro
• synpunkter från APT eller samverkansmöten
• andra undersökningar eller uppföljningar
   

Prioritera

Det är sällan möjligt eller lämpligt att arbeta med alla resultat samtidigt.

Försök därför att identifiera de områden som bedöms ha störst betydelse för arbetsmiljön och där verksamheten har möjlighet att påverka utvecklingen.

I många fall är det mer effektivt att fokusera på ett fåtal prioriterade områden än att sprida insatserna över många olika frågor. Förslagsvis 1-3 arbetsmiljöområden, varav minst ett bör vara en friskfaktor.

Ett möjligt arbetssätt

Faktorer som exempelvis verksamhetens storlek, tillgänglig tid, geografisk spridning och resultatets karaktär påverkar vilket upplägg som är mest lämpligt. För att få stöd i att välja ett arbetssätt som är anpassat till just er verksamhet kan ni använda AI-assistenten via länken längre ner på sidan.

Här följer en övergripande beskrivning av de huvudsakliga moment som alltid bör ingå i analysarbetet. 

1. Förberedande analys 

Denna genomförs lämpligen av chef, skyddsombud och hälsoinspiratör eller av en mindre arbetsgrupp med god verksamhetskunskap. 

Uppgiften är följande: 

• följa upp och mål och aktiviteter från föregående undersökning och bedöma om de kan anses tillräckligt uppfyllda eller om de kräver fortsatt arbete.  
• uppmärksamma risker och styrkor i det aktuella resultatet 
  jämföra med annan relevant dokumentation  
• bedöma vilka risker som kräver särskild uppmärksamhet 
  identifiera styrkor som bör bevaras eller stärkas 
• identifiera möjliga samband mellan olika resultatområden 
  välja ut ett begränsat antal områden och beskriva samband inom dessa för presentation vid den fördjupande analysen (1-3 områden, varav minst en friskfaktor att värna om). Här kan ingå samma områden som valdes vid föregående undersökning om ni anser det nödvändigt att fortsätta arbeta med dessa. 

Avsikten med den förberedande analysen är inte att dra färdiga slutsatser, utan att skapa ett hanterbart underlag för den fördjupade analysen, som i nästa steg görs tillsammans med medarbetarna. 

2. Fördjupad analys 

I detta steg involveras medarbetarna. 

Uppgiften är följande: 

• reflektera kort kring de områden som ni eventuellt arbetat med efter föregående medarbetarundersökning. 
• diskutera er fram till en gemensam förståelse för resultaten av de områden som valts ut vid den förberedande analysen. 
• diskutera möjliga verksamhetsspecifika orsaker bakom resultaten 
• identifiera vilka verksamhetsförhållanden som har störst betydelse för resultaten
• prioritera fokusområden att bevara eller utveckla 
  
  

Avsikten här är inte att ta fram förslag på åtgärder och aktiviteter, utan att resonera er fram till konkreta omständigheter i verksamheten att utveckla eller bevara.  

3. Ta fram åtgärder och aktiviteter 

När ni har en gemensam bild av vilka risk- och friskfaktorer i verksamheten som bör påverkas kan ni ta fram lämpliga åtgärder och aktiviteter. Det här momentet läggs lämpligen i anslutning till eller strax efter den fördjupade analysen. 

Åtgärderna ni kommer fram till bör vara: 

• kopplade till de verksamhetsförhållanden som ni uppmärksammat vid den fördjupande analysen.
• tydliga för alla 
• möjliga att genomföra av er själva 
• konkreta och möjliga att följa upp (ni ska kunna avgöra om de gjorts eller ej)

Sträva efter att välja åtgärder som riktar sig mot de bakomliggande orsaker som ni identifierat i analysen. Ju tydligare koppling det finns mellan analys och åtgärd, desto större är sannolikheten att insatserna får önskad effekt. 

Vanliga fallgropar

Följande misstag är vanliga i arbetet med medarbetarundersökningens resultat:

• Att gå direkt till åtgärder innan resultaten har analyserats.
• Att fokusera på enskilda resultat i stället för samband mellan olika områden.
• Att försöka åtgärda för många områden samtidigt.
• Att enbart fokusera på problem och förbise verksamhetens styrkor.
• Att dra slutsatser enbart utifrån enkätresultatet utan dialog med medarbetarna.
• Att lägga huvuddelen av fokus på omständigheter som verksamheten själv har begränsade möjligheter att påverka.
   

Dokumentera

Efter genomförd analys dokumenteras resultatet i verksamhetens handlingsplan.

Följande bör framgå:

• vilka områden som prioriterats
• beslutade åtgärder och aktiviteter
• vem/vilka som har ansvar för att åtgärder och aktiviteter genomförs

Efter att ni tagit fram relevanta aktiviteter och åtgärder är det dags att säkerställa att de också blir genomförda. Det är vanligt att arbetsmiljöambitioner faller på grund av otydlighet kring vad som ska göras, att man tar sig an för många saker samtidigt, att medarbetare saknar tid, resurser, tillräcklig kunskap eller stöd för att göra det som beslutats eller att andra frågor tar över uppmärksamheten.

Det behövs därför ett aktivt arbete för att säkerställa genomförandet.

Alla åtgärder kräver att någon gör något, oavsett om det handlar om att upprätta en särskild struktur, rutin eller arbetssätt eller om att människor faktiskt gör det som står i rutinen. Det finns flera saker ni kan göra för att öka sannolikheten för att människor gör det som behöver göras.

Tydliggör riktning

• Se till att alla vet vad som ska göras, varför det behöver göras och vad målet är.
• Säkerställ att det som ska göras är konkret och tydligt för samtliga inblandade. Det ska vara handlingar som kan observeras utifrån och följas upp. Exempelvis duger det inte med ”vi ska alla anstränga oss mer” eller ” vi ska alla ta ansvar”. Det behöver framgå hur var och en ska agera när de anstränger sig eller tar ansvar.

Säkerställ kompetens

• Se till att de som förväntas utföra saker har tillräcklig kunskap och kompetens för att klara av att göra det som krävs.

Gör det möjligt

• Se till att det finns tillräckligt med tid, utrustning, verktyg och andra nödvändiga förutsättningar för att kunna göra det som krävs.
• Justera tillvägagångssätt och förutsättningar under vägens gång om ni ser att det kan gynna måluppfyllelsen.

Motivera

För att nya arbetssätt ska få genomslag behöver de uppmärksammas, följas upp och förstärkas över tid.

• Planera in regelbunden uppföljning för att säkerställa att åtgärder och aktiviteter genomförs. Använd befintliga forum, som morgon-, vecko- eller APT-möten, och se till att uppföljningen sker ofta, särskilt i början. Ha med det som en stående punkt på mötesagendan.
• Ge positiv feedback när saker görs rätt. Ofta läggs för mycket kraft på att påminna och på att påpeka när saker inte blir gjorda, och för lite på uppmuntran när det blir gjort.
• Om ni ser att saker inte blir gjorda, fråga vad som behövs för att det ska hända.

Förändrade arbetssätt tar ofta tid att etablera. Det är vanligt att rutiner behöver justeras, påminnas om och följas upp innan de fungerar som avsett. Genom uthållighet och regelbunden uppföljning ökar sannolikheten att nya arbetssätt blir en naturlig del av verksamheten.

Syftet med det här steget är att bedöma om de aktiviteter och åtgärder som genomförts har bidragit till önskad utveckling i arbetsmiljön. Uppföljningen ger underlag för att avgöra om arbetet ska fortsätta som planerat eller om insatserna behöver justeras. Att kunna visa att arbetet har haft effekt fyller också en viktig pedagogisk funktion. Resultaten kan användas för att motivera fortsatt arbetsmiljöarbete och underlättar när ni vill beskriva vad som genomförts för överordnade eller för nya chefer som tar över arbetsmiljöansvaret.

Planera uppföljningen

Efter genomförd analys och framtagning av aktiviteter och åtgärder sätter sig chef, skyddsombud och eventuell hälsoinspiratör tillsammans för att avgöra hur resultatet ska följas upp och utvärderas. Ni ska då klargöra vad som ska följas upp, ta fram rimliga mål och bestämma när, hur ofta och på vilket sätt uppföljningen ska ske.

Det är viktigt att skilja mellan två typer av uppföljning.

I föregående steg beskrevs hur ni kan följa upp att aktiviteter och åtgärder genomförs. I detta steg ligger fokus på att följa upp vilken effekt aktiviteterna har haft på arbetsmiljön.

Uppföljning av genomförande innebär att kontrollera om aktiviteterna verkligen genomförs. Detta sker löpande och har beskrivits i föregående steg.

Uppföljning av effekter innebär att bedöma om aktiviteterna har bidragit till den utveckling ni eftersträvat. Det är denna typ av uppföljning som beskrivs här.

Vad ska följas upp?

Uppföljning av resultatet bygger på att ni sätter upp mål för arbetet. Målen ska vara mätbara. Vart och ett av de arbetsmiljöområden som ni valt att fokusera på finns representerade i medarbetarenkäten i form av en eller flera frågor. Välj ut de frågor som bäst speglar det område ni vill utveckla och bestäm vilket resultat ni vill uppnå vid nästa uppföljning eller medarbetarundersökning. Ett mål ska vara utmanande men samtidigt rimligt att nå.

Följ upp både risker och friskfaktorer

En mer omfattande utvärdering sker vanligen i samband med nästa medarbetarundersökning. Då kan ni följa upp utvecklingen inom de områden som ni valde att fokusera på under analysen.

Följ upp både områden där ni velat minska risker och områden där ni velat bevara eller stärka friskfaktorer. På så sätt får ni en mer heltäckande bild av hur arbetsmiljön utvecklats.

Följ upp flera gånger

Det kan vara bra att följa upp tidigare och oftare än bara i samband med nästa medarbetarundersökning. Regelbunden uppföljning gör det lättare att bedöma om arbetet är på rätt väg. Om ni ser att det inte ger önskad effekt kan det behövas justeringar av den plan ni lagt. 

För verksamheter som vill följa utvecklingen mellan medarbetarundersökningarna finns följande verktyg i MAPS.

• Uppföljningsmätning är en mätning bestående av upp till 10 frågor ur medarbetarenkäten och genomförs vid ett enskilt tillfälle.
• Pulsmätning innehåller 6 frågor ur medarbetarenkäten, vilka skickas ut till deltagarna en gång per månad, vid minst tre tillfällen.

Du får tillgång till dessa mätningsverktyg via MAPS-länken ovan, där du också hittar mer ingående information och apt-material. 

Dokumentera

Skriv in följande i handlingsplanen 

• nuvarande resultat för de frågor ni valt
• målresultat för frågorna
• när och hur uppföljning av resultatet ska ske 
• vem som har ansvar för att det sker. 
   

[LÄNKAR TILL RELEVANT STÖDMATERIAL]

Västra Götalandsregionen

Chefens ansvar innebär att:

• Kommunicera syftet med undersökningen och vikten av att som medarbetare svara på undersökningen och bidra till utvecklingsarbetet med stöd av APT-material för respektive mätning
• Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av undersökningen för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra
• Involvera medarbetarna i analysen av resultatet där chefen tillsammans med medarbetare prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet
• Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet
• Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet

Medarbetarens roll innebär att aktivt:

• Delta i medarbetarundersökningen.
• Medverka i arbetet med analys av resultatet.
• Medverka i det fortsatta utvecklingsarbetet utifrån handlingsplanen genom de kontinuerliga uppföljningarna.

Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att:

• Kommunicera syfte med undersökningen och vikten av att som medarbetare svara på undersökningen och bidra till utvecklingsarbetet med stöd av APT-materialet för respektive mätning
• Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av undersökningen för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra
• Involvera medarbetarna i analysen av resultatet där ni tillsammans prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet
• Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet
• Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Patientsäkerhetsfunktionen är verksamhetens strategiska stöd i patientsäkerhetsfrågor och stöd i frågor som rör patientsäkerhetskulturen. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från patientsäkerhetsfunktionen i din förvaltning för att omhänderta HSE-frågorna.

Hälsan och Arbetslivet erbjuder stöd med resultatåterkoppling på förvaltnings- och bolagsnivå.

• Steg 1: Leda dialog samt kunna göra jämförelser med föregående undersökningsresultat och göra enklare analys. Hälsan och Arbetslivet behöver tillgång till föregående resultat.
• Steg 2: Leda fördjupad analys utifrån samlad resultatbild.

Utöver det erbjuder Hälsan och Arbetslivet stöd i arbetet med medarbetarundersökningen anpassat efter förvaltningens, bolagets, verksamhetsområdets eller enhetens behov inom ramen för det ordinarie samarbetet.

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)

Institutet för stressmedicin, ISM på VGR:s externa webb