Guide - Medarbetarundersökning

Medarbetarundersökningen ger chef, medarbetare och skyddsombud ett gemensamt underlag för att förstå arbetsmiljön, identifiera risker och styrkor samt prioritera vad verksamheten behöver utveckla eller bevara. 

Medarbetarundersökningen visar hur arbetsmiljön upplevs

Inom Västra Götalandsregionen genomförs medarbetarundersökningen vartannat år. Den omfattar framför allt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Frågorna rör bland annat arbetsbelastning, återhämtning, stöd, delaktighet, kommunikation, ledarskap, kränkande särbehandling och likabehandling.  
Resultatet kan synliggöra både risker och förhållanden som bidrar till hälsa, engagemang och ett hållbart arbetsliv. 
Länkar till fördjupande guider finns under ”Länkar och stödmaterial”.

I vården påverkar arbetsmiljö och patientsäkerhet varandra

För vårdverksamheter innehåller undersökningen även frågor om patientsäkerhet, de så kallade HSE-frågorna, Hållbart säkerhetsengagemang. 
Arbetsbelastning, samarbete, kommunikation och lärande påverkar både medarbetarnas arbetsmiljö och verksamhetens möjligheter att bedriva en säker vård.

  
Medarbetarundersökningen är en del av SAM

Resultatet från medarbetarundersökningen ska användas som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM. Det ger en nulägesbild av arbetsmiljön och kan hjälpa verksamheten att: 
uppmärksamma risker och utvecklingsområden 
identifiera styrkor som behöver bevaras eller stärkas 
prioritera vilka arbetsmiljöområden verksamheten ska arbeta vidare med 
följa upp effekterna av genomförda insatser. 
Resultatet visar hur arbetsmiljön upplevs, men förklarar inte i sig vad upplevelserna beror på. För att förstå vad som ligger bakom resultaten behöver de diskuteras tillsammans med medarbetarna och sättas i relation till verksamhetens förutsättningar och annan relevant information.

Arbetet med resultatet ska ske på varje organisatorisk nivå

Varje chef ska arbeta med resultatet för det område som ingår i chefens tilldelade arbetsmiljöansvar. En chef som har andra chefer som medarbetare ska därför utgå från den gruppens resultat och arbeta systematiskt med de arbetsmiljöförhållanden som behöver utvecklas eller bevaras.

Arbetet bidrar till att uppfylla arbetsmiljölagstiftningens krav

Arbetet med medarbetarundersökningens resultat är ett underlag i arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete. Det kan bidra till att identifiera och bedöma arbetsmiljörisker, planera och genomföra åtgärder samt följa upp arbetsmiljöarbetet. Resultatet kan också användas som underlag när verksamheten formulerar mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön.

Arbetet ska ske i samverkan

Ett bra arbetsmiljöarbete bygger på samverkan mellan chef, medarbetare och skyddsombud: 

• Medarbetarna bidrar med kunskap om hur arbetet fungerar i praktiken och vilka förutsättningar som påverkar arbetsmiljön i vardagen.
• Skyddsombudet tillför arbetsmiljökunskap och företräder medarbetarnas perspektiv.
• Hälsoinspiratören kan bidra med ett hälsofrämjande perspektiv och hjälpa gruppen att uppmärksamma friskfaktorer.
• Chefen ansvarar för att arbetet drivs framåt, att beslut fattas och att beslutade åtgärder följs upp.

När olika perspektiv tas tillvara ökar möjligheterna att identifiera relevanta utvecklingsområden och genomföra åtgärder som gör verklig skillnad.

Medarbetarundersökningen ska ge ett användbart underlag för det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Därför behöver så många som möjligt besvara enkäten, men det är också viktigt att olika yrkesgrupper, funktioner och arbetsplatser är väl representerade.

Här är tips på vad som kan göras för att säkerställa högt deltagande och representation. 

Förklara varför

• Förklara varför ett högt deltagande är viktigt och hur verksamheten kommer att arbeta vidare med resultatet.  
• Beskriv vad arbetet kan betyda för den gemensamma arbetsmiljön.  
• Följ upp tidigare mål och lyft gärna fram förbättringar som arbetet med föregående undersökning har bidragit till.

Skapa praktiska förutsättningar

• Informera om vad medarbetarna ska göra, hur de öppnar enkäten och när den ska vara besvarad.
• Se till att frågorna är språkligt begripliga för alla som ska besvara dem.
• Avsätt tid och skapa praktiska möjligheter att besvara enkäten, exempelvis under ett APT.

Följ deltagandet och undanröj hinder 

• Följ svarsfrekvensen och påminn vid behov.  
• Uppmärksamma gruppens medverkan och fira gärna när ni når målet för deltagandet.
• Om deltagandet är lågt, ta reda på vilka hinder som finns och erbjud tid, stöd eller information. 

Resultatet från medarbetarundersökningen visar hur medarbetarna upplever arbetsmiljön, men förklarar inte i sig vad upplevelserna beror på. I analysen undersöker ni därför möjliga förklaringar, identifierar risk- och friskfaktorer och prioriterar vad verksamheten behöver utveckla eller bevara.

FIGUR

Figuren illustrerar de centrala frågor som analysarbetet syftar till att besvara. 

Få förståelse för undersökningens resultat

Syftet med analysarbetet är att förstå vilka arbetsmiljöförhållanden som har störst betydelse för hur medarbetarna påverkas samt vilka verksamhetsförhållanden som kan förklara dessa arbetsmiljöförhållanden. 
 
Förenklat kan undersökningens resultat delas in i två typer

Vissa resultat beskriver hur medarbetare upplever att de påverkas av arbetsmiljön, exempelvis motivation, välbefinnande, hälsa eller stress.
Andra resultat beskriver arbetsmiljöförhållanden. Här finns resultat som pekar på belastande omständigheter, såsom arbetsbelastning eller krav på samarbete, men även på sådant som kan underlätta i arbetet, exempelvis stöd från chef och kollegor eller möjligheter till återhämtning. 
 
Sök samband mellan resultaten

Förutom att uppmärksamma enskilda resultat är det också värdefullt se på hur de olika resultaten eventuellt hänger samman.

En sak att undersöka är hur resultat avseende medarbetarpåverkan eventuellt kan förklaras av resultaten för olika arbetsmiljöförhållanden. Hög arbetsmängd kan exempelvis bidra till att förklara hög grad av upplevd stress. På samma vis skulle gott stöd från chef och kollegor kunna förklara resultat som visar på hög motivation. 

Arbetsmiljöförhållanden kan också bestå av flera resultat som samverkar till att ge ökad belastning eller hälsa i arbetet. En kombination av hög arbetsbelastning tillsammans med krav på snabba beslut skulle kunna förklara resultat som visar på svårigheter att släppa tankar på jobbet. På samma vis kan tydliga roller i kombination med tydliga mål bidra till att arbetet upplevs som meningsfullt.

Arbetsmiljöförhållanden som visar på möjlig belastning i arbetet kan även kompenseras av underlättande förhållanden. Exempelvis kan återkommande konflikter vara lättare att hantera om roller, ansvar och arbetsuppgifter är tydliga.

Genom att identifiera möjliga samband mellan olika resultat kan ni få ledtrådar till vilka arbetsmiljöförhållanden som har störst betydelse för hur medarbetare påverkas och därför bör analyseras vidare.
 
Uppmärksammade arbetsmiljöförhållanden är hypoteser

För att avgöra om resultat och samband speglar de verkliga förhållandena i verksamheten behöver de diskuteras och prövas tillsammans i arbetsgruppen. Resultatet från medarbetarundersökningen ska därför ses som ett underlag för dialog och gemensam analys, inte som färdiga slutsatser.

FIGUR

Figuren visar hur de olika delarna i undersökningens resultat hänger samman samt hur man kan tänka stegvis bakåt för att förstå relevanta orsakskedjor.

Pröva resultaten i dialog med arbetsgruppen

Enkätresultatet behöver diskuteras tillsammans med medarbetarna för att hitta de verksamhetsförhållanden som har störst betydelse. Säkerställ att olika yrkesgrupper och funktioner får komma till tals. 
Komplettera vid behov med annan relevant information, exempelvis avvikelser, personalomsättning, sjukfrånvaro, synpunkter från APT eller samverkansmöten och andra uppföljningar.

Välj vad ni ska fokusera på och bedöm risker

Det är sällan möjligt att arbeta med alla resultat samtidigt. Välj därför ut ett till tre fokusområden för fördjupad analys. Minst ett av dem ska avse ett positivt resultat eller en möjlig friskfaktor som ni vill bevara eller stärka. 
De risker som identifieras i analysen ska bedömas utifrån hur allvarliga de är och hur snabbt de behöver åtgärdas.

Fokusera på det som gör skillnad

Fånga upp frågor som behöver hanteras på en annan nivå, men låt huvuddelen av analysen handla om det verksamheten själv har möjlighet att påverka.

Undvik inte resultat för att de kan vara obekväma att diskutera. Anpassa i stället formerna för dialogen och ta stöd vid behov.

Risker ska bedömas och hanteras även när de är nära förknippade med verksamhetens uppdrag, exempelvis i verksamheter där det förekommer hot och våld eller behov av att hantera konflikter. Låt inte diskussionen fastna i om risken är rimlig eller inte. Fokusera i stället på hur risken påverkar arbetsmiljön och vad ni kan göra för att förebygga eller minska risken och dess konsekvenser.

Tre moment i analysarbetet

Nedan följer en beskrivning av de tre huvudsakliga moment som alltid bör ingå i analysarbetet.

1. Förberedande analys

Chef, skyddsombud och eventuellt hälsoinspiratör, alternativt en mindre grupp med god verksamhetskunskap följer upp tidigare mål och insatser, bedömer identifierade risker och väljer ut ett till tre arbetsmiljöförhållanden (resultat och samband) för fortsatt analys, varav minst en styrka att vidmakthålla. 
Syftet är att skapa ett hanterbart underlag för vidare diskussion, inte att dra färdiga slutsatser. 
 
2. Fördjupad analys tillsammans med medarbetarna

Diskutera de valda områdena och undersök vilka konkreta verksamhetsförhållanden som kan förklara resultaten. Analysen ska leda fram till vad ni behöver utveckla eller bevara, inte direkt till åtgärdsförslag. 
 
3. Framtagning av förslag på åtgärder och insatser

När ni har en gemensam bild tar ni fram konkreta och genomförbara förslag som är tydligt kopplade till analysen. Chefen beslutar vilka åtgärder och insatser som ska genomföras.

Stöd i analysarbetet

En mer detaljerad beskrivning av upplägget finns i dokumentet ”Grundupplägg för analysarbetet” som hittas under ”Checklistor och mallar”. Där finns även en färdig ppt-mall med förberedda frågor, vilken kan justeras efter ert behov.

Med hjälp av vår AI-assistent kan ni också få hjälp att ta fram ett upplägg som är särskilt anpassat till er verksamhet. Assistenten planerar arbetssättet men analyserar inte resultatet åt er. Ni hittar länken till assistenten under ”Stöd i det praktiska arbetet”.

Vid komplexa eller känsliga förhållanden kan ni behöva stöd från HR eller företagshälsovården.

Undvik dessa vanliga fallgropar

• Att gå direkt till åtgärder innan resultaten har analyserats.
• Att dra slutsatser enbart utifrån enkätresultatet utan dialog med medarbetarna.
• Att fokusera på enskilda resultat utan att undersöka möjliga samband mellan olika områden.
• Att försöka åtgärda för många områden samtidigt.
• Att enbart fokusera på problem och förbise verksamhetens styrkor.
• Att undvika diskussion kring områden för att de är obekväma eller för att de utgör en naturlig del av verksamheten.

Dokumentera analysen och besluten

Dokumentera prioriterade områden, beslutade åtgärder och vem som ansvarar för genomförandet i verksamhetens system för handlingsplaner, exempelvis SAM-modulen i Plan och styr eller Allt-i-ett-handlingsplanen, som finns under ”Checklistor och mallar”.

Att ta fram bra åtgärder räcker inte. För att åtgärder ska få effekt behöver människor förstå vad som ska göras, kunna göra det och vilja göra det.

Tydliggör riktning

• Se till att alla vet vad som ska göras, varför det behöver göras och vad målet är.
• Säkerställ att det som ska göras är konkret och tydligt för samtliga inblandade. Beskriv aktiviteterna så konkret att det går att avgöra om de har genomförts eller inte. Formuleringar som ”ta mer ansvar” eller ”anstränga sig mer” behöver översättas till konkreta handlingar.

Säkerställ kompetens

• Se till att de som förväntas utföra saker har tillräcklig kunskap och kompetens för att klara av att göra det som krävs.
• Säkerställ att den som ansvarar för en aktivitet har den kunskap, kompetens och de befogenheter som krävs för att genomföra den.

Gör det möjligt

• Se till att det finns tillräckligt med tid, utrustning, verktyg och andra nödvändiga förutsättningar för att kunna göra det som krävs.
• Anpassa arbetssätt eller förutsättningar om ni ser att det behövs för att nå målet.

Följ upp och uppmuntra

• Följ upp regelbundet att aktiviteterna genomförs. Lägg gärna uppföljningen som en stående punkt på befintliga möten.
• Uppmärksamma framsteg och ge positiv återkoppling när arbetet går framåt.
• Om aktiviteter inte genomförs, undersök vilka hinder som finns och vad som behövs för att komma vidare.

Nya arbetssätt behöver tid för att sätta sig. Genom regelbunden uppföljning och uthållighet ökar sannolikheten att de blir en naturlig del av verksamheten.

Syftet med uppföljningen är att bedöma om de aktiviteter och åtgärder som genomförts har bidragit till önskad utveckling i arbetsmiljön.

Skilj mellan två typer av uppföljning:

• Har aktiviteterna genomförts?
• Har aktiviteterna haft önskad effekt?

Det här steget handlar om den senare frågan.

Planera uppföljningen

Snarast efter analysarbetet, sätter sig chef, skyddsombud och eventuellt hälsoinspiratör och bestämmer vad som ska följas upp, vilka mål ni vill uppnå och när uppföljningen ska ske.

Följ upp de mål ni satt upp

Välj de enkätfrågor som bäst speglar de områden ni vill utveckla eller bevara. Dokumentera nuläget och vilket resultat ni vill uppnå vid nästa uppföljning. 
Målen ska vara mätbara, utmanande och möjliga att nå.

Följ upp både det ni vill förbättra och det ni vill bevara

En mer omfattande utvärdering sker vanligen i samband med nästa medarbetarundersökning.  
Genom att följa upp både riskfaktorer och friskfaktorer får ni en mer heltäckande bild av hur arbetsmiljön utvecklas.

Följ upp flera gånger

Vänta inte till nästa medarbetarundersökning med att följa upp resultatet. Regelbundna avstämningar gör det lättare att bedöma om arbetet är på rätt väg och att justera planen vid behov.

MAPS innehåller verktyg för uppföljning mellan undersökningarna:

• Uppföljningsmätning: upp till 10 frågor vid ett enskilt tillfälle.
• Pulsmätning: 6 frågor som skickas ut månadsvis vid minst tre tillfällen.

Du hittar länk till MAPS under ”Stöd i det praktiska arbetet”.

Dokumentera

Även de mål som satts upp ska dokumenteras i handlingsplanen. Om verksamheten har tillgång till SAM-modulen i Plan och styr så görs det där. I annat fall görs det i en så kallad Allt-i-ett-handlingsplan [LÄNK].

Följande ska dokumenteras

• Nuvarande resultat för de frågor ni valt.
• Målresultat för frågorna.
• När och hur uppföljning av resultatet ska ske.
• Vem som har ansvar för att det sker.  

Västra Götalandsregionen

Chefens ansvar innebär att:

• Kommunicera syftet med undersökningen och vikten av att som medarbetare svara på undersökningen och bidra till utvecklingsarbetet med stöd av APT-material för respektive mätning
• Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av undersökningen för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra
• Involvera medarbetarna i analysen av resultatet där chefen tillsammans med medarbetare prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet
• Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet
• Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet

Medarbetarens roll innebär att aktivt:

• Delta i medarbetarundersökningen.
• Medverka i arbetet med analys av resultatet.
• Medverka i det fortsatta utvecklingsarbetet utifrån handlingsplanen genom de kontinuerliga uppföljningarna.

Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att:

• Kommunicera syfte med undersökningen och vikten av att som medarbetare svara på undersökningen och bidra till utvecklingsarbetet med stöd av APT-materialet för respektive mätning
• Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av undersökningen för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra
• Involvera medarbetarna i analysen av resultatet där ni tillsammans prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet
• Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet
• Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Patientsäkerhetsfunktionen är verksamhetens strategiska stöd i patientsäkerhetsfrågor och stöd i frågor som rör patientsäkerhetskulturen. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från patientsäkerhetsfunktionen i din förvaltning för att omhänderta HSE-frågorna.

Hälsan och Arbetslivet erbjuder stöd med resultatåterkoppling på förvaltnings- och bolagsnivå.

• Steg 1: Leda dialog samt kunna göra jämförelser med föregående undersökningsresultat och göra enklare analys. Hälsan och Arbetslivet behöver tillgång till föregående resultat.
• Steg 2: Leda fördjupad analys utifrån samlad resultatbild.

Utöver det erbjuder Hälsan och Arbetslivet stöd i arbetet med medarbetarundersökningen anpassat efter förvaltningens, bolagets, verksamhetsområdets eller enhetens behov inom ramen för det ordinarie samarbetet.

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)

Institutet för stressmedicin, ISM på VGR:s externa webb