Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Rapportera, ändra och rekvirera i pågående projekt

Här finns information för dig som har beviljats projektstöd. Om villkoren som gäller, hur du rapporterar och hur du ansöker om utbetalning av medel eller om förändring i pågående projekt.

När beslut har tagits om projektstöd, är det innehållet i beslutsprotokollet med tillhörande tjänsteutlåtande som anger förutsättningar och villkor för VGR:s stöd till projektet, framför det som angetts i ansökan.  I beslutet anges ett diarienummer som du bör använda i all kommunikation med VGR under projektets gång.

Här hittar du information om:

  • Allmänna villkor för projektstöd
  • ansökan om förändring i pågående projekt
  • lägesrapportering och utbetalning av medel
  • slutredovisning och slutrekvisition
  • blanketter för rapportering och rekvisition 

Allmänna villkor

För regionala utvecklingsprojekt som beviljats stöd gäller allmänna villkor. De anger bland annat att större ändringar i projektet inte får göras utan VGR:s godkännande, vilka krav på redovisning som gäller, när stöd kan återkrävas och hur projektägaren ska informera om att VGR är en medfinansiär.

I beslutet kan det också finnas särskilda villkor för projektet.

Allmänna villkor (2019-11-19)

Ansökan om förändring i pågående projekt

Om förutsättningarna för ett projekt som har beviljats stöd av någon anledning ändras, måste du ansöka om förändring. Förändringen måste godkännas av VGR för att gälla.

Den vanligaste förändringen är att:

  • projektperioden behöver förlängas
  • budgeten ändras.

Ansök om förändringen genom att skicka e-post till ansvarig handläggare för ditt projekt eller till myndighetsbrevlådan för den nämnd som har fattat beslutet om projektstöd: Myndighetsbrevlådor

Märk ansökan med projektets diarienummer, beskriv och motivera förändringen. Handläggaren meddelar dig via e-post när förändringen godkänts.

Lägesrapportering och utbetalning av medel 

Minst en gång i halvåret ska du lämna en lägesrapport från projektet på angiven blankett. I samband med lägesrapporten ansöker du om utbetalning av medel genom att lämna en rekvisition på Västra Götalandsregionens rekvisitionsblankett. Först därefter kan projektmedel betalas ut.

Lägesrapporten ska innehålla en beskrivning av de aktiviteter som genomförts under perioden och om några avvikelser från projektplanen förekommer.

Rekvisitionen ska innehålla en redovisning av bokförda och betalda kostnader. Huvudreglen är att endast kostnader som uppkommer i projektverksamheten anses som stödberättigande. Kostnaderna ska:

  • vara nödvändiga för att projektet ska kunna genomföras.
  • ha uppkommit och avse aktiviteter inom den projektperiod som anges i beslutet från VGR.
  • vara bokförda inom projektperioden
  • vara betalda senast till slutredovisningen av projektet, som ska ske inom två månader från projektets slutdatum.

Till rekvisitionen ska du bifoga en projektspecifik huvudbok, eller liknande, så att redovisningen kan stämmas av mot bokföringen. I de fall det finns behov av att boka upp kostnader i samband med slutrekvirering, ska underlag i from av faktura eler liknande bifogas för att verifiera uppbokningen.

Om det förekommer kostnader i projektet som finansierats med bidrag i annat än pengar, ska en sammanställning och specifikation av dessa kostnader bifogas rekvisitionen. Vid kostnader för köpta externa tjänster ska du redogöra för hur konkurrensutsättningen eller upphandlingen gått till.

Om projektet är ett samverkansprojekt med samverkansavtal mellan projektägaren och samverkansparter, godtas underlag i form av projektspecifik huvudbok från projektägaren samt från samverkansparterna.

Beviljat projektstöd anger maximalt projektstöd. Utbetalning sker med ett belopp som motsvaras av VGR:s beslutade finansieringsandel av de godkända kostnaderna i rekvisitionen. Andelen beräknas på offentlig och privat kontant finansiering och offentligt bidrag i annat än pengar.

Vägledningen om stödberättigande kostnader kan hjälpa dig fylla i rekvisitionen. Du hittar den under rubriken Blanketter längre ner. 

VGR gör slumpvis fördjupade granskningar i samband med rekvisitioner och kan då begära att få se ytterligare underlag som fakturor, anställningsavatal, lönespecifikationer, hyresavtal med mera.

Slutredovisning och slutrekvisition

När projektet är slut ska du göra slutredovisningen inom två månader från projektets slutdatum. Då ska en slutrapport av projektets verksamhet skickas in tillsammans med rekvisitionen. Rapporteringen ska ske på Västra Götalandsregionens blanketter.

Slutrapporten ska innehålla en beskrivning av projektets genomförande, resultat och effekter och utfallet av projektets indikatorer. Du ska även beskriva resultatet av eventuell utvärdering av projektet som genomförts och hur projektet bidragit till de horisontella kriterierna jämställdhet, integration, miljö/klimat och internationalisering.

Information om vad rekvisitionen ska innehålla beskrivs under Lägesrapportering och utbetalning av medel.

Blanketter

Här hittar du blanketter för ansökan, rapportering och rekvisition av medel och vägledning om vilka kostnader som är stödberättigande.

Senast uppdaterad: 2019-12-30 09:30