Guide - Medarbetarundersökning

Medarbetarundersökningen ger chef, medarbetare och skyddsombud ett gemensamt underlag för att förstå arbetsmiljön, identifiera risker och styrkor samt prioritera vad verksamheten behöver utveckla eller bevara.

Medarbetarundersökningen visar hur arbetsmiljön upplevs 

Inom Västra Götalandsregionen genomförs medarbetarundersökningen vartannat år. Den omfattar framför allt den organisatoriska och sociala arbetsmiljön. Frågorna handlar bland annat om arbetsbelastning, återhämtning, stöd, delaktighet, kommunikation, ledarskap, kränkande särbehandling och likabehandling.  

Resultatet ger en nulägesbild av hur arbetsmiljön upplevs och kan synliggöra både risker och förhållanden som bidrar till hälsa, engagemang och ett hållbart arbetsliv.

Resultatet visar däremot inte i sig vad upplevelserna beror på. För att förstå vad som ligger bakom resultaten behöver de diskuteras tillsammans med medarbetarna och sättas i relation till verksamhetens förutsättningar och annan relevant information.

För mer information om de olika frågeområdena finns länkar till fördjupande material längre ner på sidan.

Arbetsmiljö och patientsäkerhet hänger ihop

För vårdverksamheter innehåller undersökningen även frågor om patientsäkerhet, de så kallade HSE-frågorna, Hållbart säkerhetsengagemang.

Arbetsbelastning, samarbete och kommunikation påverkar både medarbetarnas arbetsmiljö och verksamhetens möjligheter att bedriva en säker vård.

Resultatet är ett underlag i det systematiska arbetsmiljöarbetet

Resultatet från medarbetarundersökningen ska användas som en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet, SAM. Det kan hjälpa verksamheten att:

• uppmärksamma och bedöma arbetsmiljörisker
• identifiera styrkor som behöver bevaras eller stärkas
• prioritera vad verksamheten behöver arbeta vidare med
• planera och genomföra åtgärder
• följa upp arbetsmiljöarbetet och effekterna av genomförda insatser
• formulera mål för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön

På så sätt bidrar arbetet med medarbetarundersökningens resultat till att uppfylla arbetsmiljölagstiftningens krav.

Arbeta med resultatet på varje organisatorisk nivå

Varje chef ska arbeta med resultatet för det område som ingår i chefens tilldelade arbetsmiljöansvar.

Du som är chef över andra chefer ska därför utgå från resultatet från din chefsgrupp och arbeta systematiskt med de arbetsförhållanden som behöver utvecklas, bevaras eller stärkas.

Metoden är densamma som för andra grupper, även om de konkreta omständigheterna i verksamheten som ligger bakom resultatet kan skilja sig, liksom vilka åtgärder och insatser som behövs.

Arbeta tillsammans

Arbetsmiljöarbetet bygger på samverkan mellan chef, medarbetare och skyddsombud. Även hälsoinspiratören kan bidra med sitt perspektiv.

• Medarbetarna bidrar med kunskap om hur arbetet fungerar i praktiken och vilka förutsättningar som påverkar arbetsmiljön i vardagen.
• Skyddsombudet tillför arbetsmiljökunskap och företräder medarbetarnas perspektiv.
• Hälsoinspiratören kan bidra med ett hälsofrämjande perspektiv och hjälpa gruppen att uppmärksamma friskfaktorer.
• Chefen ansvarar för att arbetet drivs framåt, att beslut fattas och att beslutade åtgärder följs upp.

När olika perspektiv tas tillvara ökar möjligheterna att förstå resultaten, prioritera relevanta utvecklingsbehov och genomföra åtgärder som gör verklig skillnad.

Medarbetarundersökningen ska ge ett användbart underlag för det fortsatta arbetsmiljöarbetet. Därför behöver så många som möjligt besvara enkäten. Det är också viktigt att olika yrkesgrupper, funktioner och arbetsplatser är väl representerade i resultatet. 

Här är tips på vad som kan göras för att säkerställa högt deltagande och representation. 

Förklara varför

• Visa på möjligheten att vara delaktig och påverka.
• Förklara varför ett högt deltagande är viktigt och hur verksamheten kommer att arbeta vidare med resultatet.  
• Beskriv vad arbetet kan betyda för den gemensamma arbetsmiljön.  
• Följ upp tidigare mål och lyft gärna fram förbättringar som arbetet med föregående undersökning har bidragit till. 

Skapa praktiska förutsättningar 

• Informera om vad medarbetarna ska göra, hur de öppnar enkäten och när den ska vara besvarad.
• Se till att frågorna är språkligt begripliga för alla som ska besvara dem.
• Avsätt tid och skapa praktiska möjligheter att besvara enkäten, exempelvis under ett APT. 

Följ deltagandet och undanröj hinder 

• Följ svarsfrekvensen och påminn vid behov.
• Uppmärksamma gruppens medverkan och fira gärna när ni når målet för deltagandet.
• Om deltagandet är lågt, ta reda på vilka hinder som finns och erbjud tid, stöd eller information.

Här beskrivs de huvudsakliga moment som bör ingå i arbetet med att analysera resultaten från medarbetarundersökningen. 

Förenklat kan resultaten delas upp i två typer:

• Resultat som beskriver hur medarbetare upplever arbetsmiljön, exempelvis arbetsbelastning, måltydlighet, tydlighet i roller och ansvar, stöd från chef eller möjligheter till återhämtning.
• Resultat som beskriver hur medarbetarna upplever att de påverkas, exempelvis motivation, välbefinnande, stress eller upplevd kvalitet i arbetet.

Syftet med analysarbetet är att förstå vilka arbetsförhållanden som har störst betydelse för hur medarbetarna påverkas av arbetsmiljön och vilka konkreta omständigheter i verksamheten som kan ligga bakom. Detta ligger i sin tur till grund för att sätta mål samt för att ta fram åtgärder och insatser.

Använd gärna AI-assistenten Metra för att få ett analysupplägg anpassat efter just era förutsättningar. Metra planerar arbetssättet, men analyserar inte resultatet åt er. Ytterligare ett verktyg är den powerpoint-mall som kan användas som stöd i processen, med eller utan upplägget från Metra. Du hittar båda dessa hjälpmedel under rubriken Stöd i det praktiska arbetet längre ner.

Tips! Om möjligt rekommenderas att i första hand använda befintliga mötesforum för de olika momenten, såsom samverkansmöten, APT/APM och ledningsgruppsmöten.

Tänk på! Vid komplexa eller känsliga omständigheter kan ni behöva stöd från HR eller företagshälsovården under analysarbetet.

Fyra moment i analysarbetet

Figuren illustrerar de centrala frågorna att besvara under analysarbetet.

Moment 1. Förberedande analys – förstå resultaten och välj vad ni går vidare med

Det första momentet genomförs lämpligen av chef, skyddsombud och eventuell hälsoinspiratör. Om ni saknar någon av dessa roller eller behöver en bredare representation av yrkesgrupper kan ni i stället sätta samman en mindre arbetsmiljögrupp med god kunskap om verksamheten.

Den förberedande analysen är till för att skapa ett hanterbart underlag för den fördjupade analys som genomförs tillsammans med medarbetarna i nästa moment. 

Uppgiften är följande:  

• Följ upp arbetet och måluppfyllelsen från föregående medarbetarundersökning.
• Identifiera negativa och positiva resultat i den aktuella undersökningen som bör undersökas vidare.
• Leta efter möjliga samband mellan resultaten. Sambanden används för att bedöma vilka arbetsförhållanden som verkar ha störst betydelse för resultaten och därför bör undersökas vidare tillsammans med medarbetarna.
• Väg gärna in även annan information om arbetsmiljön, exempelvis avvikelserapporter, sjukskrivningstal, anteckningar från APT/APM eller sammanställningar av medarbetarsamtal.
• Bedöm och rangordna de uppmärksammade riskerna utifrån hur allvarliga de är och hur snabbt de behöver åtgärdas.
• För risker som hör ihop med verksamhetens uppdrag, exempelvis tunga lyft, bör bedömningen fokusera mindre på om risken kan tas bort och mer på hur den påverkar arbetsmiljön.
• Välj ut de arbetsförhållanden som bör analyseras vidare tillsammans med medarbetarna. Förslagsvis ett till tre förhållanden, varav minst ett ska avse en styrka.
• Om ni ser behov av att fortsätta arbeta med arbetsförhållanden från föregående medarbetarundersökning kan även dessa väljas.
• Om ni saknar ett eget resultat kan ni resonera med utgångspunkt från frågorna i medarbetarundersökningen för att hitta relevanta arbetsförhållanden att arbeta vidare med. Ni hittar frågorna under checklistor och mallar.

Uppgiften är alltså inte att dra färdiga slutsatser, utan att välja ut och lyfta fram de arbetsförhållanden som bör analyseras vidare med medarbetarna. För att avgöra om urvalet speglar de verkliga förhållandena på arbetsplatsen behöver det sedan diskuteras och analyseras vidare tillsammans med medarbetarna.

Tips! Exempel på samband i resultaten:

• Hur ett gott stöd från chef och kollegor kan bidra till att förklara hög motivation.
• Hur hög arbetsmängd kan bidra till att förklara hög upplevd stress.
• Hur flera saker tillsammans kan bidra till ett visst resultat, exempelvis att hög arbetsbelastning i kombination med krav på snabba beslut kan bidra till svårigheter att släppa tankarna på jobbet, eller att tydliga roller i kombination med tydliga mål kan bidra till att arbetet upplevs som meningsfullt.
• Hur en sak kan mildra effekten av en annan, exempelvis att återkommande konflikter kan vara lättare att hantera om roller, ansvar och arbetsuppgifter är tydliga.

Tänk på! Kom ihåg att även de risker som uppmärksammats utan att de tagits vidare för fördjupad analys ska dokumenteras i en handlingsplan.

Inför nästa moment bör ni ha en kort sammanställning av:

• vilka arbetsförhållanden ni valt ut,
• vilka resultat och samband som ligger bakom urvalet,
• varför ni bedömer att dessa bör analyseras vidare.

Moment 2. Fördjupad analys – diskutera resultaten med medarbetargruppen

Anpassa det andra momentet efter gruppens förutsättningar. Om hela gruppen inte kan samlas kan momentet genomföras vid flera tillfällen. Sammanställ och återkoppla resultaten till hela gruppen innan ni går vidare. Upplägget kan även behöva anpassas om det exempelvis förekommer konflikter i gruppen, kritik mot chefen eller ledarskapet. 

Den fördjupade analysen är till för att tillsammans med medarbetarna komma fram till vad ni behöver utveckla eller bevara. Först i ett senare moment bestäms det hur olika åtgärder och insatser ska leda dit.

Uppgiften är följande:

• Presentera förslagen på utvalda arbetsförhållanden och redogör för bedömningarna.
• Ge medarbetargruppen möjlighet att diskutera och komma med synpunkter på urvalet – stämmer bilden överens med deras erfarenheter eller finns det andra perspektiv att ta med?
• Undersök vilka konkreta omständigheter i verksamheten som kan bidra till att förklara de utvalda arbetsförhållandena, exempelvis rutiner, arbetssätt, beslutsfattande, ledning, arbetsfördelning, mötes- och samarbetsformer. Diskutera utifrån följande frågor:
  • Vilka konkreta omständigheter i verksamheten kan bidra till att förklara de risker vi ser?
  • Vilka konkreta omständigheter i verksamheten kan bidra till att förklara de styrkor vi ser?
  • Vilka konkreta omständigheter bör vi prioritera för att bevara, åtgärda eller utveckla?

Arbeta med en fråga i taget och samla upp slutsatserna efter varje fråga.

• Fokusera i första hand på omständigheter som verksamheten själv har möjlighet att påverka. Saker som behöver hanteras på en annan nivå ska fångas upp och dokumenteras, men inte hamna i fokus under momentet.
• Gör en sammanställning av det gruppen kommit fram till. Det blir underlag för det fortsatta arbetet med mål samt åtgärder och insatser.

Tänk på! Undvik inte resultat för att de kan vara obekväma eller svåra att diskutera. Anpassa i stället formerna för dialogen och ta stöd av HR eller företagshälsovården vid behov.

Moment 3. Sätt mål

Det tredje momentet innebär att sätta mål och genomförs helst innan förslag på åtgärder och insatser tas fram, men kan även göras efteråt.

Att sätta mål görs enklast av chef, skyddsombud och eventuell hälsoinspiratör eller den mindre arbetsmiljögruppen. Om medarbetargruppen inte är så stor kan ni med fördel även göra det tillsammans.

Syftet med målen är att kunna följa upp om de åtgärder och insatser som genomförs får önskad effekt. Ett sätt att bedöma effekten är att se på förändringar i resultatet hos de frågor i enkäten som är kopplade till de arbetsförhållanden som ni valt ut. 

Uppgiften är följande:

• Välj de frågor i medarbetarundersökningen som bäst speglar de arbetsförhållanden som ni kommit fram till behöver utvecklas eller bevaras.
• Dokumentera i handlingsplanen det nuvarande resultatet och vilket resultat ni vill uppnå vid nästa mätning.
• Målen bör vara:
  • tydliga,
  • mätbara,
  • utmanande,
  • möjliga att nå.

Moment 4. Ta fram förslag till åtgärder och insatser

När det finns en gemensam bild av arbetsförhållandena, förklaringarna bakom dem och de uppsatta målen kan gruppen ta fram förslag på åtgärder och insatser. 

Uppgiften är följande:

• Presentera sammanställningen från den fördjupade analysen.
• Arbeta sedan med förslag på åtgärder och insatser utifrån de omständigheter i verksamheten som identifierats i analysen. Gå igenom dem en i taget och utgå från följande frågor:
  • Vad skulle vi kunna göra för att minska eller hantera det som bidrar till risken?
  • Vad skulle vi kunna göra för att bevara eller stärka det som bidrar till styrkan?

Förslagen bör:

• • vara tydligt kopplade till de omständigheter i verksamheten som har identifierats i analysen,
  • handla om att påverka arbetets organisering, ledning, samarbete eller arbetssätt, så undvik om möjligt åtgärder som huvudsakligen bygger på att enskilda medarbetare ska förändra sitt beteende,
  • vara möjliga för verksamheten att genomföra och
  • vara tillräckligt tydliga och konkreta för att det ska gå att följa upp om de har genomförts.
• Prioritera förslagen tillsammans utifrån följande princip:
  • Vilka åtgärder och insatser har störst potential att göra skillnad, med tanke på dels den effekt de kan antas ha, dels hur lätta de är att genomföra?
• Det är du som chef som beslutar vilka insatser och åtgärder som ska genomföras. Gå igenom förslagen tillsammans med skyddsombud och eventuell hälsoinspiratör alternativt arbetsmiljögruppen. Bestäm sedan vilka åtgärder och insatser som ska genomföras, när och av vem samt när genomförandet ska följas upp. 

Tänk på! Dokumentera prioriterade arbetsförhållanden, beslutade åtgärder, ansvar för genomförandet samt när och hur genomförandet ska följas upp i det system för handlingsplaner som används i verksamheten, exempelvis SAM-modulen i Plan & styr eller i en Allt i ett-handlingsplan som finns under Checklistor och mallar nedan.

För att de åtgärder som tagits fram också ska bli av, behöver människor förstå vad som ska göras, kunna göra det och vilja göra det.

Tydliggör riktning

• Se till att alla vet vad som ska göras, varför det behöver göras och vad målet är.
• Säkerställ att det som ska göras är konkret och tydligt för samtliga inblandade. Beskriv aktiviteterna så konkret att det går att avgöra om de har genomförts eller inte. Formuleringar som ”ta mer ansvar” eller ”anstränga sig mer” behöver översättas till konkreta handlingar.

Säkerställ kompetens

• Se till att de som förväntas utföra saker har tillräcklig kunskap och kompetens för att klara av att göra det som krävs.
• Säkerställ att den som ansvarar för en aktivitet har den kunskap, kompetens och de befogenheter som krävs för att genomföra den.

Gör det möjligt

• Se till att det finns tillräckligt med tid, utrustning, verktyg och andra nödvändiga förutsättningar för att kunna göra det som krävs.
• Anpassa arbetssätt eller förutsättningar om ni ser att det behövs för att nå målet.

Kontrollera och uppmuntra

• Stäm regelbundet av att aktiviteterna genomförs. Lägg gärna avstämningen som en stående punkt på befintliga möten.
• Uppmärksamma framsteg och ge positiv återkoppling när arbetet går framåt.
• Om aktiviteter inte genomförs, undersök vilka hinder som finns och vad som behövs för att komma vidare.

Nya arbetssätt behöver tid för att sätta sig. Genom regelbunden uppföljning och uthållighet ökar sannolikheten att de blir en naturlig del av verksamheten.

Syftet med uppföljningen är att bedöma om de aktiviteter och åtgärder som genomförts har bidragit till önskad utveckling i arbetsmiljön.

Skilj mellan två typer av uppföljning:

• Har aktiviteterna genomförts?
• Har aktiviteterna gett önskad effekt?

Den första frågan hanteras i enlighet med beskrivningen i steget Genomförande av åtgärder.

Det här steget handlar om den senare frågan.

Följ upp de mål ni satt upp 

Det som ska följas upp är de målresultat som ni bestämt för de enkätfrågor ni valde ut i samband med steget Analys och riskbedömning.

Genom att följa upp både friskfaktorer och riskfaktorer får ni en mer heltäckande bild av hur arbetsmiljön utvecklas.

Följ upp flera gånger

En mer omfattande uppföljning av effekten sker vanligen i samband med nästa medarbetarundersökning. Men rekommendationen är att inte vänta till dess. 

Tidigare och återkommande avstämningar gör det lättare att bedöma om arbetet är på rätt väg och att justera planen vid behov.

MAPS innehåller verktyg för uppföljning mellan undersökningarna:

• Uppföljningsmätning: upp till 10 frågor vid ett enskilt tillfälle.
• Pulsmätning: 6 frågor som skickas ut månadsvis vid minst tre tillfällen.

Beskrivning av hur du beställer uppföljnings- och pulsmätningar hittar du via länken Samlad information om MAPS.

Dokumentera

I anslutning till det målresultat som noterats i er handlingsplan, exempelvis SAM-modulen eller en Allt-i-ett-handlingsplan, ska även följande dokumenteras:

• när och hur uppföljning av resultatet ska ske,
• vem som har ansvar för att det sker.

Lärande

Efter analysarbetet kan ni samla de mest involverade och göra en enkel utvärdering. Vad fungerade bra och mindre bra? Vad bidrog till hög svarsfrekvens och medarbetarnas medverkan? Skriv ner era lärdomar och ta med dem till nästa arbetsmiljöundersökning.

Västra Götalandsregionen

Uppdatering pågår.

Uppdatering pågår.

Uppdatering pågår.

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Uppdatering pågår.

Uppdatering pågår.

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)

Uppdatering pågår.

Institutet för stressmedicin, ISM på VGR:s externa webb