Guide - MAPS, mätning av och arbete med arbetsmiljö och patientsäkerhet

MAPS står för mätning av arbetsmiljö och patientsäkerhet och är namnet på VGRs digitala verktyg för mätning av arbetsmiljö och patientsäkerhet

Syfte med verktyget är att ge regionens chefer stöd i det systematiska arbetsmiljöarbetet och i patientsäkerhetsarbetet med mätning och
uppföljning.

Medarbetarundersökningen genomförs vartannat år i MAPS och är den enda
obligatoriska mätningen. I övrigt är användningen av verktyget valbart.

Medarbetarundersökningen är en del av det systematiska arbetsmiljöarbetet och mäter hur vi som medarbetare uppfattar vår organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Resultatet skapar ett underlag för att utveckla denna arbetsmiljö.

Syftet med denna guide är att få stöd i hur vi kan utveckla vår organisatoriska och sociala arbetsmiljö. Detta gör vi genom att:

• Värna om styrkor (friskfaktorer)
• Arbeta med förbättringsområden (riskfaktorer)

• Ledning och styrning.
• Kommunikation och delaktighet. 
• Krav, resurser och ansvar.

Den sociala arbetsmiljön handlar om:

• Socialt samspel.
• Samarbete.
• Socialt stöd från chefer och kollegor

Vad är en HME-mätning?
• Vissa av regionens förvaltningar genomför förvaltningsövergripande mätningar av Hållbart medarbetarengagemang en eller två gånger per år.
• Mätningen består av nio frågor inom områdena ledarskap, motivation och styrning.
• Mätningen redovisas på samma sätt som medarbetarundersökningens resultat, genom separata rapporter som hämtas upp i MAPS.

Så skapar du engagemang hos medarbetarna

Motivation mäter medarbetarens engagemang och förutsättningar för att utföra ett bra arbete inom sin enhet/verksamhet och har störst betydelse för medarbetarengagemangets nivå.

Tanken är att en motiverad medarbetare har goda förutsättningar att engagera sig både i sitt eget arbete och i sin enhet/verksamhet som helhet. En hög motivation och en positiv känsla när man går till arbetet ger goda förutsättningar för att göra ett bra jobb, utvecklas och bidra till utveckling av enheten/verksamheten, d.v.s. att arbetet känns meningsfullt.

Motivation, frågor i HME-enkäten:

• Mitt arbete känns meningsfullt
• Jag lär nytt och utvecklas i mitt dagliga arbete
• Jag ser fram emot att gå till arbetet

Motivationen bland dina medarbetare kan alltid förbättras.

Visa på en "vision" för enhetens/verksamhetens uppdrag i syfte att göra varje medarbetares arbete mer meningsfullt. Med verksamhetsmål och värdeord kan förutsättningar skapas för en trivsam arbetsplats där medarbetarna är motiverade att göra sitt bästa. Dessa behöver regelbundet följas upp på exempelvis APT och utvecklingssamtal.

Genom att sätta upp karriärvägar och kompetensprofiler för dina medarbetare kommer de kunna se vilka områden de personligen behöver utvecklas inom, vilket oftast ökar motivationen och strävan efter personlig utveckling.

Ledarskap, frågor i HME-enkäten:

• Min närmaste chef visar uppskattning för mina arbetsinsatser
• Min närmaste chef visar förtroende för mig som medarbetare
• Min närmaste chef ger mig förutsättningar att ta ansvar i mitt arbete

Relationen mellan dig som chef och dina medarbetare kan alltid förbättras. Se till att det finns tydliga, gärna mätbara mål för enheten/verksamheten med tillhörande aktiviteter för att nå målen.

Det är viktigt att även sätta upp tydliga individuella mål som både du som chef och medarbetaren förstår och kan arbeta mot. Håll regelbundna utvecklingssamtal för att följa upp dessa mål.

Uppmuntra dina medarbetare att även ge dig som chef feedback på ditt ledarskap.

Ge gärna egen feedback till medarbetarna. Såväl positiv som negativ feedback är viktig för att ni ska förstå varandra och etablera en bättre arbetsrelation i syfte att bidra till målen.

Det är viktigt att det är balans mellan krav och resurser för att arbetssituationen ska kännas hanterbar för medarbetaren.

Styrning mäter hur väl organisationen kan ge förutsättningar för ett högt medarbetarengagemang, samt om styrningen tar tillvara på det engagemang som finns hos medarbetarna.

Centralt i ett medarbetarengagemang är att medarbetarna förstår verksamheten och var man passar in i sammanhanget, delvis att arbetssituationen känns begriplig.

Styrning, frågor:

• Jag är insatt i min arbetsplats mål
• Min arbetsplats mål följs upp och utvärderas på ett bra sätt
• Jag vet vad som förväntas av mig i mitt arbete

Styrningen kan alltid förbättras. Det går att styra med t.ex. mål- och kompetensstyrning.

Detta kan exempelvis göras genom att sätta upp tydliga mål för enheten/verksamheten som medarbetarna känner sig insatta i och kan sträva efter att uppfylla.

Det är även viktigt att sätta upp tydliga individuella mål med aktiviteter för dina medarbetare som kan kopplas till målen för enheten/verksamheten. Med aktiviteterna får medarbetarna en individuell utvecklingsplan.

Ge feedback och följ upp målen och aktiviteterna.

Karriärvägar och roller med kompetenskrav tydliggör för medarbetarna vad som förväntas och engagerar dem för personlig utveckling.

Se APT-material angående HME-mätning under "Checklistor och mallar" nedan

Pulsmätning är en återkommande mätning som kan bestå av 1-6 frågor per
mättillfälle. Samma frågor återkommer varje gång.
• Mätningen kan genomföras med minst tre mättillfällen.
• Mättillfällena är en gång per månad.

Se APT-material angående pulsmätning under "Checklistor och mallar" nedan

En uppföljningsmätning är en enskild mätning som kan bestå av upp till cirka 10 frågor som genomförs för att följa upp åtgärder eller förändringar som
genomförts.

Se APT-material under "Checklistor och mallar" nedan

Som chef kommunicerar du syftet till medarbetarna med undersökningen:

• Gå igenom APT-materialet för den aktuella undersökningen. 

Se "Checklistor och mallar" nedan.

• Du betonar vikten av att delta i undersökningen och bidra i den fortsatta utvecklingen av arbetsmiljön d.v.s. ett aktivt medarbetarskap.
• Det är lämpligt att gå igenom frågorna innan så man har samma tolkning.

Se frågor under "Checklistor och mallar" nedan.

Som chef

• Skapar du förutsättningar för att medarbetaren ska kunna svara på undersökningen under arbetstid.
• Finns du tillgänglig för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra.

Som chef analyserar du resultatet tillsammans med exempelvis skyddsombud och/eller HR-samordnare. Jämför med resultatet från förra undersökningen. Vid behov kan även Hälsan och Arbetslivet kopplas in.

När det gäller HSE-frågorna kan chefläkare vara behjälplig. Vid behov kan även enhet patientsäkerhet, Koncernkontoret kontaktas.

• Styrkor (friskfaktorer) dvs det som fungerar bra och behöver stärkas.
• Förbättringsområden (riskfaktorer) d.v.s. det som behöver förbättras. 

Presentera och arbeta med resultatet

Nedan följer tre förslag på arbetssätt hur man kan jobba med resultatet utifrån aktuella förutsättningar på enheten:

A - Hur ni kan arbeta med resultatetet från Medarbetarundersökningen med koppling till tidigare handlingsplan

Förberedelser

• Dela in medarbetarna i grupper på 4-6 personer/grupp så alla blir delaktiga.
• Ta fram handlingsplanen från den tidigare medarbetarundersökningen. 
• Tydliggör de frågor som prioriterades från föregående undersökning.
• Ta vid behov fram stödmaterial för gruppernas arbete exempelvis postitlappar.

Följ upp steg för steg den tidigare handlingsplanen med tillhörande aktiviteter, Processkarta A 

B - Arbeta med den aktuella Medarbetarundersökningen

Ta fram tre prioriterade frågor utifrån nedanstående förutsättningar:

• Prioritera frågor som ni själva kan påverka.
• Har ni kvar frågor från den senaste handlingsplanen som ni ska fortsätta att arbeta med räknas de in i de prioriterade frågorna.
• Minst en av de tre prioriterade frågorna bör vara från den aktuella undersökningen.
• Arbeta inte med för många frågor samtidigt
• Övningen nedan  görs med grupper på 4-6 personer/grupp liksom övningen ovan så alla blir delaktiga med summering i storgrupp.

Arbeta steg för steg med den aktuella undersökningen, Processkarta B1

Om det är svårt att samla alla medarbetare finns här ett förslag på ett alternativt arbetssätt, Processkarta B2

ovanstående två beskrivna arbetssätt går att kombinera d.v.s att de som kan för en dialog gemensamt, men för de som inte kan medverka finns möjlighet att göra sin prioritering genom att lägga "lappar i en låda".

C - Hur ni kan arbeta om ni inte har något resultat från Medarbetarundersökningen som ni kan utgå ifrån

Till exempel på grund av: 

• För få svar
• För liten arbetsgrupp
• Förändrad arbetsgrupp
• Resultatet speglar inte den nuvarande arbetsgruppen
• Det har gått lång tid efter att ni fick resultatet och det känns inaktuellt

Bortse från resultatet och utgå vid dialogen/prioriteringarna direkt från frågorna i den aktuella Medarbetarundersökningen. Se arbetssätt "steg för steg" under B ovan.  

Se frågor för hälso- och sjukvårdsförvaltningar alternativt för övriga förvaltningar/bolag under "Checklistor och mallar" nedan.

Arbeta med era prioriterade frågor regelbundet på
APT/motsvarande och följ upp hur det går.

• Hur har arbetet med insatserna/åtgärderna gått? 
• Vad har fungerat bra? 
• Vilka utmaningar har vi stött på?
• Behöver vi justera ”vår väg”?

Västra Götalandsregionen

Västra Götalanadsregionen

Sveriges Kommuner och Regioner

Socialstyrelsen

Suntarbetsliv

Chefens ansvar innebär att:

• Kommunicera syftet med undersökningen och vikten av att som medarbetare svara på undersökningen och bidra till utvecklingsarbetet med stöd av APT-material för respektive mätning
• Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av undersökningen för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra
• Involvera medarbetarna i analysen av resultatet där chefen tillsammans med medarbetare prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet
• Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet
• Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet

Medarbetarens roll innebär att aktivt:

• Delta i medarbetarundersökningen.
• Medverka i arbetet med analys av resultatet.
• Medverka i det fortsatta utvecklingsarbetet utifrån handlingsplanen genom de kontinuerliga uppföljningarna.

Skyddsombudet ska samverka med chefen när det gäller att:

• Kommunicera syfte med undersökningen och vikten av att som medarbetare svara på undersökningen och bidra till utvecklingsarbetet med stöd av APT-materialet för respektive mätning
• Finnas tillgänglig i samband med ifyllandet av undersökningen för eventuella frågor som har med undersökningens utformning att göra
• Involvera medarbetarna i analysen av resultatet där ni tillsammans prioriterar styrkor att värna om (friskfaktorer), förbättringsområden (riskfaktorer) samt det fortsatta utvecklingsarbetet
• Lägga in styrkor och förbättringsområden i aktivitetsplan/handlingsplan med kontinuerliga uppföljningar kring det löpande utvecklingsarbetet
• Arbeta aktivt för att den utveckling man kommer fram till blir en naturlig del i det fortsatta arbetet

HR-funktionen är verksamheternas strategiska partner i hälso-och arbetsmiljöfrågor. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från HR-funktionen i din förvaltning/ditt bolag inom denna specifika guide. 

Patientsäkerhetsfunktionen är verksamhetens strategiska stöd i patientsäkerhetsfrågor och stöd i frågor som rör patientsäkerhetskulturen. Vilka resurser som finns och vilket specifikt stöd verksamheten kan få varierar. Ta reda på vilket stöd du kan få från patientsäkerhetsfunktionen i din förvaltning för att omhänderta HSE-frågorna.

Hälsan och Arbetslivet erbjuder stöd med resultatåterkoppling på förvaltnings- och bolagsnivå.

• Steg 1: Leda dialog samt kunna göra jämförelser med föregående undersökningsresultat och göra enklare analys. Hälsan och Arbetslivet behöver tillgång till föregående resultat.
• Steg 2: Leda fördjupad analys utifrån samlad resultatbild.

Utöver det erbjuder Hälsan och Arbetslivet stöd i arbetet med medarbetarundersökningen anpassat efter förvaltningens, bolagets, verksamhetsområdets eller enhetens behov inom ramen för det ordinarie samarbetet.

Företagshälsovården i VGR

Beställning av företagshälsovårdstjänster (Barium)

Institutet för stressmedicin, ISM på VGR:s externa webb