Så här arbetar förvaltningarna

SkaS har skapat en central gruppering på 5 personer som arbetar med 1177 e-tjänster övergripande på hela förvaltningen. Samordnare för gruppen är anställd på IT-enheten medan övriga i gruppen har sin anställning på olika mottagningar. De arbetar ett visst antal timmar i veckan med det övergripande arbetet. Bakom denna organisation finns ett ledningsbeslut.

Personerna i gruppen har stor kunskap om systemet och dess funktioner. Samordnaren har nära kontakt med de regionalt ansvariga och samverkar med andra förvaltningars samordnare. De får också en bra överblick över hela förvaltningen SkaS och kan standardisera och återanvända mallar på flera enheter. Man har på detta sätt effektiviserat arbetssättet kring de administrativa delarna som rör skapande av mallar och rutiner.

Standardiseringen består av lika mallar med samma formuleringar. När en verksamhet hör av sig och vill införa en mall eller en förändring kan gruppen komma med bra råd om arbetssätt och skapa nya mallar eller återanvända redan framtagna, standardiserade. Det kan vara svårt för verksamheter att veta hur andra jobbar men kan av gruppen få den vägledningen.

Gruppen har möten vid behov, cirka varannan månad, men den mesta kommunikationen sker via en teamskanal där man diskuterar och delar upp arbetsuppgifter. Arbetsuppgifterna inkommer till exempel genom att en verksamhet hör av sig och önskar en ny mall eller rådgivning i arbetssätt och mallar. Önskemålen inkommer till en funktionsbrevlåda där alla i gruppen har behörighet.

Genom denna gruppering har man tagit bort det stora arbetet för dem ute i verksamheten. Verksamheten kan fokusera på att besvara ärenden och inte inställningar och mallar. Gruppen har stor kunskap om systemet och arbetar i det ofta vilket gör att det går snabbt att skapa nya mallar eller att återanvända det som redan finns. Det finns minst en kontaktperson och en behörighetsadministratör för 1177 per mottagning/verksamhet. Deras uppgifter är att lägga till och ta bort behörigheter samt sprida den information som samordnaren för SkaS skickar ut.

Många mottagningar samarbetar kring ärendehanteringen. Det kan till exempel vara några sekreterare som hanterar inkomna ärenden på flera mottagningar och fördelar dem till rätt person/grupp. Detta är också en fördel vid semestertider då personalstyrkan kan vara färre.

På Utvecklingsavdelningen, Kvalitet och utvecklingsenheten arbetar två samordnare som arbetar förvaltningsövergripande med 1177 e-tjänster, 1177 Formulärhantering och 1177 stöd- och behandlingsplattform.

Ambitionen är att försöka minska ner antalet administratörer till max 2 per enhet för att på så sätt försöka se till att dessa personer får spetskompetens samt minska produktionsbortfallet som skulle uppstå om för många går på utbildningar. Det ger en stor vinst genom att man får stor kunskap om systemet och man sparar mycket tid på detta eftersom det går snabbare att jobba i systemet. Lokala administratörer på enheten ansvarar också för första linjens support för sin mottagning.

Samordnarna ansvarar för att utbilda personalen via Teams och stöttar den lokala administratören vid supportfrågor.

Information och nyheter kring e-tjänsterna förmedlas via ett Digitaliseringsnyhetsbrev som skickas ut i förvaltningen via kommunikationsenheten för vidare spridning. Det läggs också ut på Närhälsans interna webbsida.

Under 2023 kom en ny funktion i 1177 e-tjänster där man kan välja att centralisera mallar. Närhälsan har arbetat fram flera olika ärendetyper som idag läggs ut på alla berörda mottagningar. Läs mer om centralt styrda mallar på vårdgivarwebben.

Det finns ett beslut från förvaltningsledningen i Närhälsan att centralisera basutbudet enligt Kok-boken. De har hittills lanserat ärendetypen Förnya recept från basutbudet , Intresseanmälan KBT på nätet samt Intresseanmälan för digital artrosskola.

Arbetet med att ta fram dessa standardiserade mallar gjordes i samråd med psykologirådet och ansvariga för rehab.

Fördelen med centralt styrda mallar är att de ändringar som görs slår igenom direkt ut i mallen på varje mottagning. Mottagningens administratör slipper att gå in och justera detta manuellt.

Uppdraget att utveckla 1177 e-tjänster har inneburit effektivisering av arbetssätt för alla yrkeskategorier och ökat användningen av vårdinitierade ärenden. Att arbeta digitalt hela vägen utan att bryta kedjan. Det har också höjt kvalitet på innehåll och skapat mer jämlik vård till invånaren. Arbetet med att stödja medarbetare med tydliga lathundar och rekommendationer om rutiner har underlättat för verksamheterna. Det ska vara lätt att hitta information om 1177 e-tjänster!

FTV har sedan starten med 1177 e-tjänster 2018 haft en central grupp med lokala administratörer som har hand om ärendetyper och mallar. I dagsläget består gruppen av en samordnare som är anställd på IT- och Fastighetsenheten och 4 st personer som har sin anställning på klinik ute i verksamheten. FTV har valt att kalla dessa för superanvändare. Samordnaren är Folktandvårdens representant i den regionala samverkansgruppen. Samordnaren lägger 20 procent av sin arbetstid på att förvalta 1177 e-tjänster och superanvändarna lägger ca 2 timmar i veckan.

Totalt har Folktandvården 153 mottagningar och varje superanvändare ansvarar för 30 - 40 kliniker var och är klinikerna första linjes support. 

Den centrala gruppen har möten 1 gång per månad där information från regionala möten förmedlas, aktuella frågor tas upp m.m. Man har också en gemensam teamsgrupp där man kommunicerar. 

På varje mottagning finns minst 2 kontaktpersoner som är behörighetsadministratörer så att de själva kan lägga till och ta bort personal ur systemet. Dessa behörighetsadministratörer är också den centrala gruppens kontaktpersoner ut i verksamheten som samordnare och superanvändarna vänder sig till i första hand för informationsspridning som huvudsakligen sker via mail i form av ett nyhetsbrev men även genom fördjupningsseminarier som hålls via TEAMS. Det är mottagningarnas kontaktpersoner som ansvarar för utbildning till nya medarbetare på mottagningarna, med stöttning från den centrala organisationen vid behov.Inkomna förbättringsförslag och förslag på nya e-tjänster lyfts för beslut i en digitaliseringsgrupp inom FTV.  

Vid perioder av stängning när mottagningarna inte kan svara inom 2 arbetsdagar så låter de annan mottagning bevaka inkorgen och svarar med ett delsvar till invånaren. Ärendet kan sedan tas om hand av ordinarie mottagning när de öppnat. 

Tack vare den centrala styrningen på ärendetyper och mallar kvalitetssäkrar vi både utbud och innehåll som kommuniceras ut till invånarna. Invånaren ska mötas av samma utbud av e-tjänster oberoende av vilken mottagning inom Folktandvården de vänder sig till på 1177. Vi har också ett nära samarbete med kommunikationsenheten vad gäller formulering och innehåll av texter.