Denna webbplats använder teknik som troligen inte stöds i din webbläsare, därför kan vissa saker se konstiga ut eller inte fungera. Vi rekommenderar att du byter till en modern webbläsare istället.
Gå direkt till huvudinnehållet

Effektiva möten

Möten är viktiga för att leda ett arbete framåt och bygga relationer. De kan också vara tids- och energikrävande. Här finns hjälp för dig som vill använda dina möten bättre och få tips på verktyg som kan hjälpa dig.

Under respektive rubrik finns det mer information. Det finns också länkar till användbara verktyg för att göra ditt möte mer effektivt från det att du kallar till möte, via genomförande till uppföljning.

Har du bråttom? Använd snabbchecklistan.

Snabbchecklista

  • Våga säg nej! Gå inte till möten bara för att du är kallad, ifrågasätt din och andras roll och funktion på ett möte.
  • Kalla till kortare möten! Bedöm tidsåtgång för mötet och kalla inte längre än så.
  • Förbered alla! Skicka gärna kallelse för instuderingstid.
  • I första hand distansmöten. I andra hand möten som kräver resor.
  • Använd OneNote för dagordning och anteckningar. Dagordningen hålls levande fram till mötets start, anteckningar förs på plats under mötet och alla kan se beslut som tas - alla går från mötet med samma bild av vad som överenskommits.
  • Var transparent! För diskussioner på Yammer. Använd gemensamma mappar i Office 365 så även de som inte deltar kan se resultat och beslut.

Möte eller inte möte?

Innan du går vidare ska du fundera över om det behövs ett möte över huvudtaget? Kanske räcker det med ett telefonsamtal/e-post eller att du startar en diskussionstråd i Yammer. Om dialog och delaktighet är viktigt - ja, då kan du kalla till ett möte.

När dialogen är viktig för att kunna komma vidare och målet är att öka engagemanget genom delaktighet så är det ofta bra att ha ett möte. Men låt det inte gå slentrian i dina möten. Se över dina möten en eller ett par gånger om året och fundera över om det går att rationalisera bort något återkommande möte.  Kanske går det att reducera antalet möten/mötesdeltagare utan att det påverkar resultatet.

Ibland kan dialog och delaktighet nås på andra sätt än traditionella möten. Genom att starta en diskussion på VGR:s sociala plattform Yammer kan du dela information och få inspiration från andra. Använd bara Yammer om det är ok att någon missar informationen eller ser den sent.

Yammer inom VGR (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät)

I första hand resfritt!

Nästa sak att ta ställning till är om ni ska ses öga mot öga eller om du ska ha ett digitalt möte. Möten kortare än två timmar ska vara digitala/på distans. För vissa frågor lämpar det sig bättre att ses.

Vad ska jag tänka på vid ett digitalt möte?

Alla anställda i VGR har tillgång till Skype för företag. Men digitalmötesmognaden ser olika ut, visa därför respekt för deltagare som kan vara osäkra inför ett digitalt möte.

Se till att alla har tillgång till den tekniska utrustning som krävs, framförallt anpassade lurar med mikrofon. Uppmuntra deltagarna att ansluta i god tid till mötet och kontrollera att tekniken fungerar.

Ett Skypemöte blir bäst om alla deltar med samma förutsättningar - att alla sitter vid varsin dator med egen utrustning. Ibland är det oundvikligt att en deltagare är med via Skype medan övriga är samlade på ett fysiskt möte. Se då till att det finns bra högtalarutrustning i lokalen och säkerställ att distansdeltagaren blir sedd och hörd.

Det är viktigt med paus vid långa Skypemöten. Lägg in dessa i dagordningen så de inte glöms bort.

Vid ett Skypemöte är det särskilt viktigt att komma överens om mötesregler. Många av de oskrivna regler vi lätt följer i ett rum tillsammans med andra människor är svåra att uppfatta vid ett digitalt möte. Kom därför i förväg överens om att till exempel mikrofonen ska vara avstängd när man inte pratar, frågor ska ställas i chatten eller att webbkameran ska vara påslagen. Mer tips om mötesregler finns under kapitlet Exempel på mötesregler och rutiner.

Du kan enkelt spela in ett Skypemöte för att dela i efterhand. Tänk på att du måste informera de som är med på mötet att det spelas in och hur inspelningen ska användas i efterhand.

På VGR:s intranät finns manualer och lathundar kring Skype samt tips om vilken utrustning du bör använda.

Vilka och när?

Fundera igenom vilka som ska delta på mötet och varför de ska vara med. För att tiden och platsen för ditt möte ska passa alla bör du använda dig av en schemaläggningsassistent eller annat verktyg.

Vad finns det för verktyg för att schemalägga möten?

Schemaläggningsassistenten i Outlook hjälper dig att hitta den bästa tiden för mötet utifrån din och dina mötesdeltagares kalendrar. Det här förutsätter att övriga deltagare använder kalendern i Outlook. Uppmuntra dina mötesdeltagare att dela kalender, det gör arbetslivet enklare för både dig och dem. Det är enkelt att dölja aktiviteter i kalendern som man inte vill dela med kollegor. På VGR:s intranät finns manualer och lathundar kring Outlook och hur man gör för att schemalägga möten och dela kalender.

Det finns webbaserade gratisprogram för att förenkla mötesplanering. Du kan då ange alternativa datum för mötet och deltagarna går in och markerar vilka tider de föredrar. Ett av gratisverktygen är Doodle.

Doodle.com

Kalla rätt!

Oavsett vilken typ av möte du har är det viktigt att vara tydlig med vad syftet för mötet är och vad som förväntas av deltagarna innan, under och efter mötet. Ett möte där alla deltagare är förberedda blir oftast effektivt, oavsett hur och var ni möts.

Mall för att sammankalla möten (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät)

Sätt rätt tid för mötet. Om du bedömer att ni är klara på 30 minuter, ska du inte avsätta en timme. Se också till att hålla tiden. Skicka gärna en separat kallelse för förberedelsetid. Kräv att alla avsätter exempelvis en kvart för att läsa in sig innan mötet.

Skicka alltid kallelsen via Outlook. Då hamnar den i din och deltagarnas kalender.

Inkludera dagordningen i kallelsen. Om inte dagordningen innehåller sekretessbelagda uppgifter bör du lagra den molnbaserat i till exempel OneDrive eller OneNote och skicka en länk till den. Då kan deltagarna fylla på med ärenden och övriga punkter direkt i dagordningen. Medskapande av mötet skapar också ett större engagemang.

Hur använder jag OneDrive/OneNote?

Att spara ett dokument i OneDrive gör det enklare att dela dokument med andra. Det går att skicka en länk i stället för att skicka en bifogad fil. På så sätt finns det bara en version av dokumentet och alla eventuella ändringar görs i samma dokument. Det är lika enkelt att spara ett dokument på OneDrive som på din dators hårddisk.

OneNote är en digital arbetssbok som används för att skriva, lagra och dela all slags information.

På VGR:s intranät finns hjälp hur du kommer igång med OneDrive och OneNote. Det finns också grupper i Yammer där du kan få support och tips på smart användning av program i Office 365.

Regler och rutiner

Vid själva mötet är det bra att komma överens om vad som gäller. Det handlar om att stämma av de förväntningar du och övriga mötesdeltagare har. Det är särskilt viktigt vid digitala möten att följa gemensamma mötesregler.

Exempel på mötesregler och rutiner

  • Komma i tid
  • Hålla oss till dagordningen
  • Lyssna på varandra
  • Stänga av sin mikrofon när man inte pratar
  • Vara delaktig och bidra i diskussioner
  • Ha en öppen och positiv inställning till nya idéer
  • Visa en vilja att nå konsensus
  • Kritisera idéer, inte personer
  • Kom ihåg att alla är lika mycket värda på mötet
  • Mötets ledare sammanfattar vad som har beslutats, kortfattat - inte mer än fem minuter
  • Avsluta mötet på utsatt tid

 Anteckna smart

Under mötet bör du låta den som ansvarar för protokoll föra anteckningar digitalt på plats. Om det finns möjlighet är det en god idé att göra detta öppet på till exempel storskärm så alla deltagare ser vilka noteringar som görs och vilka beslut som fattas. Lagra gärna också anteckningar molnbaserat så alla får tillgång dem direkt efter mötet.

Avsluta mötet genom att sammanfatta de viktigaste besluten. Titta gärna gemensamt på anteckningarna så alla har samma bild av vad som sagts.

Följ upp och förbättra

Följ upp och utvärdera dina möten. Ställ frågor till deltagarna på plats eller skicka ut en enkät efteråt. Lägg lite tid efter mötet för att summera vad du och övriga deltagare förväntas göra utifrån vad ni kommit fram till på mötet.

Kom ihåg lista: Efter mötet (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät)

Mall för mötesutvärdering (nås enbart av dig med tillgång till VGR:s intranät)

Hur gör jag en digital enkät?

VGR använder det webbaserade verktyget esMaker för olika former av enkätundersökningar. EsMaker gör det möjligt att skicka enkäter via webb, e-post eller mobil. Du måste beställa behörighet i EsMaker. Förbered din enkät i god tid och skicka ut den i direkt anslutning till mötet du vill utvärdera. På VGR:s intranät finns information om EsMaker.

Effektiv e-post

Vill du ha smarta tips och arbetssätt för att göra e-post till ett effektivt verktyg i din arbetsvardag? Tipsen är framtagna för förvaltningen Koncernkontoret, men fungerar inom alla verksamheter i VGR.

Effektiv e-post

Tips för webbinarium

Ett webbinarium är ett seminarium eller föredrag som hålls på webben och där deltagarna kan ställa frågor eller diskutera medan det pågår. Här finns enkla tips för att hålla ett bra webbinarium.

Tips för webbinarium

Mötesverktyget

Innehållet på denna webbsida bygger på VGR:s mötesverktyg. Gå igenom hela verktyget om du vill bli proffs på möten.

Mötesverktyget Effektivisera dina möten (dokumentet nås enbart inom VGR:s nät)

Office 365

OneDrive, OneNote, Yammer, Outlook och Skype är alla delar i Office 365. Office 365 är en webbaserad paketlösning för samarbete och dokument via webben.

Om Office 365 (länk till Insidan)

VGR Möten

Ska du ha ett riktigt stort möte eller en konferens? Då finns det smarta verktyg för att underlätta för både dig och deltagarna. I appen VGR Möten kan du bland annat inkludera deltagarlistor och skapa möjlighet för dialog.

VGR Möten (länk till Insidan)

Utbildning

I utbildningskatalogen finns en utbildning i hur man skapar och leder effektiva och kreativa möten. Det finns möjlighet för en lagom stor grupp att beställa extra utbildningstillfällen av konferens- och utbildningscentrum.

Utbildning i effektiva och kreativa möten

Konferens- och bokningscentrum

Konferens- och bokningscentrum erbjuder en övergripande stödstruktur för konferens och mötestjänster inom VGR.

Konferensbokningen bokar interna (som ej kan bokas i Sambo) och externa konferenslokaler. Tjänsten är obligatorisk för samtliga förvaltningar att använda i samband med konferensbokning.

Konferensadministrationen hjälper till med alla typer av evenemang så som temadagar, kick-offer, konferenser, möten, seminarier, mässor och invigningar.

Konferens- och bokningscentrum

Senast uppdaterad: 2019-08-09 09:29