Effektiva möten

Under respektive rubrik finns det mer information. Det finns också länkar till användbara verktyg för att göra ditt möte mer effektivt från det att du kallar till möte, via genomförande till uppföljning.

Har du bråttom? Använd snabbchecklistan.

Vill du hjälp kring digitala möten? Hoppa direkt dit på sidan.

Snabbchecklista

• Våga säg nej! Gå eller anslut inte till möten bara för att du är kallad, ifrågasätt din och andras funktion på ett möte.
• Kalla till kortare möten! Bedöm tidsåtgång för mötet och kalla inte längre än så.
• Förbered alla! Skicka gärna kallelse för instuderingstid.
• I första hand distansmöten. I andra hand möten som kräver resor.
• Använd dagordning och anteckningar som går att dela digitalt. Dagordningen hålls levande fram till mötets start, anteckningar förs på plats under mötet och alla kan se beslut som tas - alla går från mötet med samma bild av vad som överenskommits.
• Var transparent! För diskussioner på Yammer. Använd delade dokument så även de som inte deltar kan se resultat och beslut.

Möte eller inte möte?

Innan du går vidare ska du fundera över om det behövs ett möte över huvud taget? Kanske räcker det med ett telefonsamtal/e-post? Om dialog och delaktighet är viktigt - ja, då kan du kalla till ett möte.

När dialogen är viktig för att kunna komma vidare och målet är att öka engagemanget genom delaktighet så är det ofta bra att ha ett möte. Men låt det inte gå slentrian i dina möten. Se över dina möten en eller ett par gånger om året och fundera över om det går att rationalisera bort något återkommande möte. Kanske går det att reducera antalet möten/mötesdeltagare utan att det påverkar resultatet.

Ibland kan dialog och delaktighet nås på andra sätt än traditionella möten. Genom att starta en diskussion på VGR:s sociala plattform Viva Engage kan du dela information och få inspiration från andra. Använd bara Viva Engage om det är ok att någon missar informationen eller ser den sent.

I första hand resfritt!

Nästa sak att ta ställning till är om ni ska ses öga mot öga eller om du ska ha ett digitalt möte. Möten kortare än två timmar ska vara digitala/på distans. För vissa frågor lämpar det sig bättre att ses.

Vad ska jag tänka på vid ett digitalt möte?

Anställda i VGR har tillgång till Teams. Men digitalmötesmognaden ser olika ut, visa därför respekt för deltagare som kan vara osäkra inför ett digitalt möte.

Se till att alla har tillgång till den tekniska utrustning som krävs, framförallt anpassade lurar med mikrofon. Uppmuntra deltagarna att ansluta i god tid till mötet och kontrollera att tekniken fungerar.

Ett Teamsmöte blir bäst om alla deltar med samma förutsättningar - alla sitter vid varsin dator med egen utrustning. Ibland är det oundvikligt att en deltagare är med via distans medan övriga är samlade på ett fysiskt möte. Se då till att det finns bra högtalarutrustning i lokalen och säkerställ att distansdeltagaren blir sedd och hörd.

Det är viktigt med paus vid långa digitala möten. Lägg in dessa i dagordningen så de inte glöms bort.

Vid ett digitalt möte är det särskilt viktigt att komma överens om mötesregler. Många av de oskrivna regler vi lätt följer i ett rum tillsammans med andra människor är svåra att uppfatta vid ett digitalt möte. Kom därför i förväg överens om att till exempel mikrofonen ska vara avstängd när man inte pratar, frågor ska ställas i chatten eller att webbkameran ska vara påslagen. Mer tips om mötesregler finns under kapitlet Exempel på mötesregler och rutiner, oavsett om ni kommer överens om mötesregler eller inte ska du tänka på:.

• Koppla upp dig till mötet ett par minuter innan mötet börjar för att vara säker på att allt fungerar.
• Sitt gärna själv i ett tyst rum för att ha full fokus på mötet.
• Använd headset.
• Stäng av din mikrofon när du inte pratar. Om du leder mötet kan du stänga av en enskild deltagares mikrofon om hen har glömt bort det.
• Använd gärna din kamera. När du är med på bild blir du mer fokuserad på att delta i mötet och mötet blir mer personligt.

Du kan enkelt spela in ett Teamsmöte för att dela i efterhand. Tänk på att du måste informera de som är med på mötet att det spelas in och hur inspelningen ska användas i efterhand. Om inspelningen ska delas via internet eller intranätet måste den textas. Kalkylera med tiden detta tar när du planerar för din inspelning.

Vilka och när?

Fundera igenom vilka som ska delta på mötet och varför de ska vara med. För att tiden och platsen för ditt möte ska passa alla bör du använda dig av en schemaläggningsassistent eller annat verktyg.

Vad finns det för verktyg för att schemalägga möten?

Schemaläggningsassistenten i Outlook hjälper dig att hitta den bästa tiden för mötet utifrån din och dina mötesdeltagares kalendrar. Det här förutsätter att övriga deltagare använder kalendern i Outlook.

Uppmuntra dina mötesdeltagare att dela kalender, det gör arbetslivet enklare för både dig och dem. Det är enkelt att dölja aktiviteter i kalendern som man inte vill dela med kollegor. På VGR:s intranät finns manualer och lathundar kring Outlook och hur man gör för att schemalägga möten och dela kalender.

Kalla rätt!

Oavsett vilken typ av möte du har är det viktigt att vara tydlig med vad syftet för mötet är och vad som förväntas av deltagarna innan, under och efter mötet. Ett möte där alla deltagare är förberedda blir oftast effektivt, oavsett hur och var ni möts.

Sätt rätt tid för mötet. Om du bedömer att ni är klara på 30 minuter, ska du inte avsätta en timme. Se också till att hålla tiden. Skicka gärna en separat kallelse för förberedelsetid. Kräv att alla avsätter exempelvis en kvart för att läsa in sig innan mötet.

Skicka alltid kallelsen via Outlook. Då hamnar den i din och deltagarnas kalender.

Inkludera dagordningen i kallelsen. Om inte dagordningen innehåller sekretessbelagda uppgifter bör du lagra den molnbaserat. Då kan deltagarna fylla på med ärenden och övriga punkter direkt i dagordningen. Medskapande av mötet skapar också ett större engagemang.

Använd gärna arbetsdokumentet "Mall för att sammankalla möten" som finns i Mötesverktyget Effektivisera dina möten (nås enbart inom VGR:s nät).

Hur använder jag Teams, Sharepoint/SOFIA och Office365 vid möten?

Att spara ett dokument i OneDrive eller Sharepoint/SOFIA gör det enklare att dela dokument med andra. Det finns många fördelar med att skicka/dela en länk i stället för att skicka en bifogad fil. På så sätt finns det bara en version av dokumentet och alla eventuella ändringar görs i samma dokument, samt att du kan styra över vilka som har behörighet att se eller redigera dokumentet. 

OneDrive är din personliga lagringsyta i molnet och Sharepoint/SOFIA är din och dina kollegors gemensamma lagringsyta. I Sharepoint/SOFIA finns också möjligheten att upprätta dokument som allmän handling. 

När du har ett Teams-möte och laddar upp ett dokument i chatten så lagras dokumentet automatiskt i OneDrive eller Sharepoint/SOFIA, beroende på om det är ett möte som du kallat till personligen eller ett möte som är skapat via en kanal.

Fillagring i Teams - Microsoft Support

Regler och rutiner

Vid själva mötet är det bra att komma överens om vad som gäller. Det handlar om att stämma av de förväntningar du och övriga mötesdeltagare har. Det är särskilt viktigt vid digitala möten att följa gemensamma mötesregler.

Exempel på mötesregler och rutiner

• Komma i tid
• Hålla oss till dagordningen
• Lyssna på varandra
• Stänga av sin mikrofon när man inte pratar
• Vara delaktig och bidra i diskussioner
• Ha en öppen och positiv inställning till nya idéer
• Visa en vilja att nå konsensus
• Kritisera idéer, inte personer
• Kom ihåg att alla är lika mycket värda på mötet
• Mötets ledare sammanfattar vad som har beslutats, kortfattat - inte mer än fem minuter
• Avsluta mötet på utsatt tid

 Anteckna smart

Under mötet bör du låta den som ansvarar för protokoll föra anteckningar digitalt och delbart. Om det finns möjlighet är det en god idé att göra detta öppet på till exempel storskärm så alla deltagare ser vilka noteringar som görs och vilka beslut som fattas. Lagra anteckningar molnbaserat så alla får tillgång dem direkt efter mötet.

Avsluta mötet genom att sammanfatta de viktigaste besluten. Titta gärna gemensamt på anteckningarna så alla har samma bild av vad som sagts.

Följ upp och förbättra

Följ upp och utvärdera dina möten. Ställ frågor till deltagarna på plats eller skicka ut en enkät efteråt. Lägg lite tid efter mötet för att summera vad du och övriga deltagare förväntas göra utifrån vad ni kommit fram till på mötet.

Använd gärna arbetsdokumentet "Mall för mötesutvärdering" och "Kom ihåg lista: Efter mötet" som finns i Mötesverktyget Effektivisera dina möten (nås enbart inom VGR:s nät).