Vårdgivarwebben
Vårdgivarwebben

Förberedelsefasen

Förberedelsefasen innehåller totalt tre steg och syftar till att få stödfunktioner och teammedlemmar på plats samt en god planering gjord för processteamets aktiva arbete. De två första stegen genomförs parallellt regionalt och lokalt, om än något förskjutet. Det parallella arbetet sker för att få största utbyte av varandras styrkor och utmaningar men också för att de är beroende av varandra. Det tredje steget sker endast på regional nivå.

Steg 1: Metodstöd utses
  • Metodstöd från Koncernkontoret aktiveras för processteam inom kunskapsstyrning och digital transformation.
  • Lokalt stöd aktiveras. I vilken utsträckning beror på vilken sorts processteam som startar.

Regionala aktiviteter:

Koncernstab Strategisk hälso- och sjukvårdsutveckling, Avdelningen stöd och utveckling av vårdens processer ansvarar för metodstöd till regionala processteam inom kunskapsstyrning och regionala team med uppdrag inom digital transformation som startas av samordningsråd. För de samordningsråd som sedan tidigare har regionala processteam finns en utsedd metodstödjare, om det är oklart vem det är kontaktas samordnare för metodstödet. Samordningsråd som startar regionalt processteam, eller processteam inom digital transformation, för första gången kontaktar också samordnaren för att få tillgång till en utsedd metodstödjare.

För processteam med annat uppdrag från samordningsråd, behöver eventuellt stöd komma från lokal nivå och utses av samordningsråden själva. Det samma gäller för processteam på lokal nivå.

Lokala aktiviteter:

På lokal nivå identifieras och aktiveras det lokala stödet. Det kan vara verksamhetsövergripande processansvariga, verksamhetsutvecklare för lokala processteam samt andra stödfunktioner inom in-utdata, digitalisering och kommunikation med mera.

Steg 2: Processteamet rekryteras och registreras
  • Processteamets ordförande, koordinator och professionsföreträdare rekryteras genom samordningsråd och den lokala nivån
  • Patientföreträdare rekryteras med stöd från Levande bibliotek
  • För rekrytering av kommunföreträdare ta kontakt med metodstödet, alternativt via funktionsbrevlådan koncernkontoret.kunskapsstyrning@vgregion.se

Regionala aktiviteter:

En intressentanalys genomförs för att säkerställa att alla relevanta funktioner, kompetenser och perspektiv kommer med. Kunskapen om vilka personer som är aktuella i verksamheten kommer från deltagarna i samordningsrådet och det är också de som tillfrågar och förankrar tillsättningen av processteamets ordförande och koordinator. Dessa funktioner rekryteras initialt och är därefter delaktiga i rekryteringen av teamets övriga deltagare. Metodstödet bistår samordningsråden i processen med att rekrytera och registrera deltagare till regionala processteam inom kunskapsstyrning och digital transformation.

  • Mall intressentanalys deltagare i processteam behöver skapas  

I de fall där processteamets uppdrag omfattar flera samordningsråds områden, skickas förfrågan ut om att nominera medlemmar.

Patient- och närståendeföreträdare rekryteras företrädesvis från patientföreningar eller brukarorganisationer. För stöd i rekrytering kontakta levande bibliotek. Det krävs en till två månaders framförhållning för denna rekrytering.

 

Kommunföreträdare till regionala processteam inom kunskapsstyrning: För rekrytering av kommunföreträdare ta kontakt med metodstödet alternativt via funktionsbrevlådan koncernkontoret.kunskapsstyrning@vgregion.se

För ordförande, koordinator & medlemmar i regionala processteam inom kunskapsstyrning finns uppdragsbeskrivningar för respektive roll

 

Processteam kan ha olika krav på registrering och jävsprövning. Båda dessa är ett krav för alla deltagare i regionala processteam inom systemet för kunskapsstyrning. Processen består av två steg. Steg 1 är att en lista över alla deltagare; ordförande, koordinator och medlemmar, skickas in till kunskapsstyrningens funktionsbrevlåda, RESAKS (regional samordning av kunskapsstyrning och samordningsråd). I steg 2 startas den digitala registrerings- och jävsdeklarationen för respektive deltagare i processteamet. I de fall avtal om ersättning behöver upprättas för deltagare, aktiveras det genom den digitala processen och omhändertas av RESAKS administrativa funktion.

Lokala aktiviteter:

Genom initiativ och förfrågningar från samordningsråd, införandeansvariga med flera bidrar den lokala nivån med deltagare till det regionala processteamet. Det gäller så väl ordförande, koordinator som medlemmar.

För att få så god effekt som möjligt av processteamets arbete är det viktigt att personer med intresse och vana av att leda eller arbeta med förbättringsarbete nomineras som ordförande och koordinator samt att de sedan ges tid för uppdraget.​ För medlemmar i processteamen är det viktigt att de utses utifrån kompetens inom området men också utifrån möjligheten att driva och vara aktiva i det lokala förbättringsarbetet som följer på det regionala teamets arbete. 

Erfarenhet från verksamheter visar att en lokal struktur för att samla och stötta deltagare i regionala processteam är gynnsamt.

Steg 3: planering av uppstart, stödfunktioner involveras – sker endast regionalt

  • Tydliggör sammanhanget, uppdraget och gå igenom arbetsprocessen

  • Genomgång av strukturer, rutiner och arbetssätt

  • Planera för processteamets uppstart  

  • Aktivera relevanta stödfunktioner: in- och utdata, ekonomi, digitalisering med flera

Detta steg kan påbörjas så snart processteamets ordförande och koordinator finns på plats. Steg två måste alltså inte vara avslutat och alla deltagare behöver inte vara färdigrekryterade.

Ett arbete för att tydliggöra processteamets sammanhang och uppdrag bör ske tidigt i detta steg. Uppdragsgivare, till exempel ordförande och koordinator i samordningsrådet, bjuder in ordförande och koordinator för processteamet tillsammans med metodstödet från Koncernkontoret. En orientering om området och uppdraget sker samt genomgång av uppdragen som ordförande och koordinator. För team inom kunskapsstyrning och digital transformation beskriver metodstödet arbetsprocessen, möjligt stöd, förväntade leveranser, styrande dokument, behov av förankring samt arbetssätt för implementering.

Andra områden som metodstödet guidar ordförande och koordinator till:

Planering av uppstart
Efter det initiala arbetet planerar ordförande och koordinatorteamets uppstart:

  • Boka möten för teamets träffar
  • Komma i gång med lämplig samarbetsyta för processteamet
  • Börja planera program för uppstartsdag 1 – till exempel bjuda in uppdragsgivare för genomgång av uppdraget eller någon som presenterar systemet för kunskapsstyrning.
    o   Mall uppstartsdag 1 kunskapsstyrning

  • Förbered eventuella uppgifter som processteamet behöver göra inför uppstart; ta del av material och intervjua patienter/närstående utifrån frågan ”vad är viktigt för dig?”.

Stödfunktioner 

I detta steg involveras också de för processteamet relevanta stödfunktionerna. På regional nivå ansvarar metodstödet för att knyta kontakter mellan stödfunktionerna och processteamet samt medverkar vid behov vid initiala möten.

Samordningsråd (SOR)
Samordningsrådet är huvudansvarig för regionala processteam inom kunskapsstyrning och kan ge stöd i processarbetet när det kommer till exempelvis beslut, förankring i linjen och andra organisatoriska frågor. Detta gäller även för andra former av processteam som samordningsråden har startat.

Regional vårdanalys (RVA) + BI teamet
Enheten uppdrag är att vara en stödprocess/stödfunktion till de regionala processteamens verksamhetsutvecklingsarbete, genom att förse dem med relevant beslutsunderlag i form av rapporter med indikatorer och basdata. Som en del i denna leverans ingår det även att stödja processteamen i framtagande av relevanta indikatorer för deras utvecklingsarbete.

Med underlag i relevanta rapporter/indikatorer kan processteamen därefter följa utvecklingen inom regionen och besluta kring vägval och prioriteringar som leder till bästa möjliga vård för slutpatienten.


Informatik och standardisering (IOS) 
Informatik handlar om hur information struktureras och används samt om hur IT-system byggs upp för att lagra och sprida information. Inom informatiken är målet att den information som dokumenteras i olika system ska kunna utbytas inom och mellan systemen utan att tappa sin innebörd och att informationen tolkas på samma sätt oavsett vem som använder den.  

Medicinska redaktionen 
Här finns stöd att få av rådgivande art vid exempelvis framtagande av styrande dokument, så som Regionala medicinska riktlinjer och rutiner. 

Program och prioriteringsrådet (PPR) 
PPR har uppdrag att arbeta med gemensamma prioriteringar, riktlinjer och vårdprogram i VGR.

Processtöd för implementering i primärvården (PRIMP) 
De processteam som arbetar med Personcentrerade och sammanhållna vårdförlopp (PSV) kan av PRIMP få stöd i arbetet med implementering av PSV i Primärvården. Processen är förankrad med primärvårdsrådet, samordningsråd primärvård, införandeansvariga Närhälsan samt kontaktperson för privata vårdgivare.

VGR-akademin 
VGR Akademin ger stöd i planering av kompetensutvecklingsinsatser som till exempel utbildning och metoder för lärande i arbetet.